Recepción de documentos por ventanilla
La opción de Ventanilla permite registrar en SGDOX documentos que ingresan desde fuera de la institución, por ejemplo, solicitudes, oficios, comunicaciones o trámites entregados por ciudadanos.
Esta funcionalidad sirve para que el documento quede incorporado al sistema, pueda ser dirigido a un área o usuario interno y continúe su atención dentro del flujo documental institucional.
Dónde se realiza
La gestión de ventanilla se trabaja en dos espacios:
| Pantalla | Para qué sirve |
|---|---|
| Elaboración (Ventanilla) | Permite preparar o guardar documentos de ventanilla antes de enviarlos. |
| Documentos Enviados (Ventanilla) | Permite consultar los documentos de ventanilla que ya fueron remitidos. |
Cómo está organizada la pantalla
La pantalla de ventanilla tiene dos pestañas:
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Edición | Permite ingresar los datos principales del trámite. |
| Adjuntos | Permite cargar archivos adicionales relacionados con el documento. |
En la parte inferior se muestran estas acciones:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Guardar | Guarda el documento como borrador de ventanilla. |
| Agregar Documento | Permite cargar el archivo PDF principal del trámite. |
| Enviar | Remite el documento al destinatario interno correspondiente. |
Datos que debe completar
En la pestaña Edición, SGDOX solicita la información principal del trámite.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Ciudadano remitente | Persona externa que presenta el documento o trámite. |
| Destinatario | Usuario interno que recibirá el documento para su atención. |
| Copia | Destinatarios adicionales, si corresponde. |
| Asunto del trámite | Tema principal del documento. |
| NUT externo | Número externo de referencia, si existe. |
| Prioridad | Permite clasificar la urgencia del trámite. |
| Expedición | Fecha asociada al documento o trámite. |
| Observaciones | Comentarios adicionales que complementan el registro. |
Qué debe tener en cuenta
Ciudadano remitente
El campo Ciudadano remitente corresponde a una persona externa previamente registrada como ciudadano en el sistema.
Destinatario
Para poder enviar el documento, SGDOX exige que en Destinatario exista al menos un usuario interno válido.
Esto significa que el trámite de ventanilla siempre debe dirigirse a un funcionario o responsable interno que continuará con su atención.
Documento principal en PDF
El documento principal de ventanilla debe cargarse con la opción Agregar Documento y debe estar en formato PDF.
Sin ese archivo, el sistema no permitirá continuar correctamente.
Adjuntos adicionales
Los archivos complementarios se agregan en la pestaña Adjuntos. Allí pueden cargarse documentos de respaldo y registrar una descripción para cada archivo.
Cómo registrar un documento por ventanilla
- Ingrese a Elaboración (Ventanilla).
- Seleccione el Ciudadano remitente.
- Ingrese el Destinatario interno.
- Complete el Asunto del trámite.
- Registre, si aplica, el NUT externo, la Prioridad, la Expedición y las Observaciones.
- Pulse Agregar Documento y cargue el PDF principal.
- Si necesita, agregue archivos de respaldo en la pestaña Adjuntos.
- Pulse Guardar si desea dejarlo como borrador, o Enviar si el trámite ya está listo.
Diferencia entre Guardar y Enviar
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Guardar | Conserva el documento como borrador de ventanilla para continuar trabajando después. |
| Enviar | Remite el documento al destinatario interno y lo registra como enviado desde ventanilla. |
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