La bandeja Reasignados permite consultar los documentos que fueron derivados a otro usuario, área o dependencia dentro del flujo documental de SGDOX.
Su utilidad principal es dar seguimiento a esos documentos y, cuando corresponda, recuperarlos para que vuelvan a la gestión del usuario.
No es una bandeja de envío normal ni una bandeja de archivo. Su lógica es distinta: aquí se concentran los documentos que fueron enviados a otra persona mediante una acción de reasignación.
Dónde se encuentra
Para acceder a esta funcionalidad, ingrese a:
Bandejas > Reasignados
Qué es una reasignación
Reasignar un documento significa derivarlo a otro usuario para que continúe con su revisión, atención o elaboración, según el caso.
Esta acción se utiliza cuando el documento debe pasar a otro responsable dentro del sistema, ya sea para que lo gestione, lo complete, lo revise o continúe su trámite.
Cuando un documento es reasignado, deja de estar solamente en la bandeja principal del usuario que lo derivó y pasa a ser visible dentro de la bandeja Reasignados como documento bajo seguimiento.
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja Reasignados sirve para:
- consultar documentos que fueron reasignados
- verificar a quién se dirigió un documento dentro del proceso de reasignación
- dar seguimiento a documentos que salieron del flujo directo del usuario
- recuperar documentos reasignados cuando deban volver a ser gestionados
- revisar la situación actual de documentos que cambiaron de responsable dentro del sistema
En términos prácticos, esta bandeja permite mantener control sobre documentos que el usuario ya no tiene en su bandeja principal porque fueron derivados a otro responsable.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla, similar a otras bandejas documentales. Sin embargo, esta vista tiene una diferencia importante en su estructura.
Cambio en la primera columna: Para
En la bandeja Reasignados, la primera columna cambia de De a Para.
Esto responde a la lógica propia de la reasignación: en esta bandeja es más importante mostrar hacia quién fue dirigido el documento que mostrar solamente su origen.
Por eso, la columna Para permite identificar con claridad a qué persona, área o dependencia fue reasignado el documento.
Otras columnas visibles
Además de la columna Para, esta bandeja muestra otros datos del documento, como por ejemplo:
- Asunto
- Fecha
- Documento
Asunto
Muestra el tema principal del documento, lo que permite reconocer rápidamente de qué trata.
Fecha
Muestra la fecha asociada al movimiento de reasignación o al registro del documento en esta bandeja.
Documento
Muestra la numeración o identificación del documento.
Si el documento cuenta con firma electrónica, SGDOX puede mostrar también el ícono correspondiente.
Cómo funciona la reasignación en SGDOX
Cuando un documento se reasigna, SGDOX no lo elimina ni lo pierde de vista. El sistema mantiene el control del documento y lo presenta de forma distinta según el usuario y el estado en que se encuentre.
En documentos normales
Cuando el documento ya está en un flujo de consulta o trámite regular, la reasignación permite que otro usuario lo reciba para su atención, mientras el usuario anterior mantiene visibilidad desde la bandeja Reasignados.
En este caso, la bandeja sirve principalmente para:
- hacer seguimiento
- verificar a quién se reasignó
- recuperar el documento si es necesario
En documentos en elaboración
Cuando el documento todavía se encuentra en elaboración, la reasignación tiene un comportamiento especial.
En este escenario:
- el usuario que reasigna sigue viendo el documento en Reasignados
- el usuario que lo recibe lo ve en su bandeja En Elaboración
- ambos pueden ingresar al documento
- ambos pueden trabajar sobre el mismo documento mientras siga en elaboración
Esto significa que, en documentos en elaboración, la reasignación también puede utilizarse como una forma de trabajo compartido.
No se trata de dos documentos distintos, sino del mismo documento visto desde bandejas diferentes según el rol de cada usuario en ese momento.
Trabajo compartido en documentos en elaboración
Cuando un documento en elaboración se reasigna, SGDOX permite que dos usuarios participen sobre el mismo registro documental.
Esto puede utilizarse, por ejemplo, cuando:
- una segunda persona debe completar parte del contenido
- otro usuario debe revisar o ajustar el texto antes del envío
- se requiere apoyo en la elaboración del documento
- el documento debe pasar por revisión previa antes de continuar el trámite
Qué debe entender el usuario
Si el documento fue reasignado mientras aún estaba en elaboración:
- quien lo reasignó puede seguir localizándolo en Reasignados
- quien lo recibió lo encuentra en En Elaboración
- al abrirlo, el sistema puede mostrar directamente la pantalla de edición
- ambos usuarios pueden seguir interviniendo el documento hasta que continúe su flujo
Por esta razón, en estos casos la bandeja Reasignados no es solo una bandeja de consulta. También puede formar parte del proceso de elaboración del documento.
Acción disponible: Recuperar
La acción principal de esta bandeja es:
Recuperar
Permite recuperar documentos reasignados para que vuelvan a estar disponibles en la gestión activa del usuario.
En el funcionamiento actual, esta recuperación devuelve el documento a la bandeja Recibidos.
Esto significa que, cuando el usuario ejecuta esta acción, el documento deja de permanecer únicamente como reasignado y vuelve al flujo activo de entrada para poder ser revisado o gestionado nuevamente.
Cuándo conviene recuperar un documento
Esta funcionalidad es útil cuando:
- la reasignación ya no debe mantenerse
- el documento fue derivado por error
- el usuario necesita retomar directamente su gestión
- el trámite debe volver a ser atendido desde su bandeja activa
Cómo trabajar en esta bandeja
Para consultar y recuperar documentos reasignados, se recomienda seguir este proceso:
- Ingrese a Bandejas > Reasignados.
- Revise la tabla de documentos disponibles.
- Observe especialmente la columna Para para identificar a quién fue reasignado cada documento.
- Utilice la barra de búsqueda si necesita ubicar un documento específico.
- Haga clic sobre el documento si desea revisarlo antes de actuar.
- Seleccione el documento que desea recuperar.
- Pulse la opción Recuperar.
- Confirme la operación cuando el sistema lo solicite.
Una vez completada la recuperación, el documento retorna a la bandeja Recibidos.
Apertura del documento
Cuando el usuario abre un documento desde la bandeja Reasignados, el comportamiento puede variar según el origen o estado del documento.
Comportamiento general
En la mayoría de los casos, al hacer clic sobre el documento, SGDOX abre su detalle para consulta.
Caso especial: documento con origen en En Elaboración
Si el documento en Reasignados tiene como origen la bandeja En Elaboración, al abrirlo el sistema puede dirigir nuevamente a la pantalla de edición, en lugar de mostrar el detalle documental normal.
Esto ocurre porque, en ese contexto, el documento todavía forma parte de un proceso de elaboración y no solo de consulta.
Para el usuario, esto significa que un documento reasignado puede seguir siendo editable si todavía no ha salido definitivamente de la fase de elaboración.
Búsqueda de documentos
La bandeja Reasignados permite búsqueda desde la barra superior.
Esta función facilita localizar documentos específicos sin necesidad de recorrer manualmente toda la tabla, especialmente cuando existen varios registros.
La búsqueda resulta útil para encontrar rápidamente un documento por datos visibles como:
- el asunto
- el destinatario de la reasignación
- la información mostrada en la tabla
Cuándo usar esta bandeja
Se recomienda utilizar la bandeja Reasignados cuando sea necesario:
- verificar documentos que salieron del flujo propio por una reasignación
- confirmar a quién fue dirigido un documento
- revisar la situación actual de un documento reasignado
- recuperar un documento para volver a gestionarlo directamente
- controlar documentos que cambiaron de responsable dentro del flujo
- dar seguimiento a documentos en elaboración que están siendo trabajados entre dos usuarios
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- revisar cuidadosamente a quién se reasigna el documento
- utilizar esta bandeja como punto de seguimiento de documentos derivados
- abrir el documento antes de recuperarlo si necesita confirmar su estado o contenido
- tener presente que, si el documento estaba en elaboración, la otra persona también puede trabajar sobre él
- coordinar internamente cuando dos usuarios estén participando sobre el mismo documento
- recuperar el documento solo cuando realmente deba volver a la gestión activa propia