El campo Tipo de documento permite definir la clase documental que se va a crear en SGDOX, por ejemplo un Memorando, Oficio, Circular u otro tipo que la institución haya definido. Esta selección es importante porque el sistema utiliza ese dato para identificar el documento, aplicar su numeración y gestionarlo conforme a las reglas establecidas por la institución.
Los tipos de documento disponibles no los crea el usuario final. Son configurados previamente por el administrador institucional y pueden variar según la entidad. Por ello, la lista visible en este campo depende de la configuración documental de cada institución.
Dónde se selecciona
El tipo de documento se escoge en el campo Tipo de documento, dentro del formulario de creación del documento.
Al elaborar un nuevo documento, este es uno de los primeros datos que el usuario debe completar.
Para qué sirve
Seleccionar correctamente el tipo de documento permite que SGDOX:
- identifique la clase documental adecuada
- aplique la numeración correspondiente
- mantenga coherencia con el flujo institucional
- facilite la clasificación y búsqueda posterior del documento
Ejemplos de tipos de documento
Según la configuración institucional, pueden existir tipos como:
- Memorando
- Oficio
- Circular
- otros tipos definidos por la institución
La lista puede cambiar de una institución a otra, porque depende de cómo haya sido configurado el sistema.
Importante
El usuario debe seleccionar el tipo que realmente corresponda al documento que va a emitir.
Una elección incorrecta puede afectar la forma en que el documento queda identificado dentro del sistema y su tratamiento posterior en el flujo documental.
Recomendación
Antes de continuar con la redacción, confirme que el tipo de documento seleccionado sea el adecuado.
Si tiene dudas sobre cuál usar, consulte la clasificación documental definida por su institución o solicite orientación al administrador institucional.