La opción Reasignar permite trasladar un documento que todavía está en preparación a otro usuario para que continúe con su elaboración dentro de SGDOX.
En este caso, la reasignación conlleva el traslado de responsabilidad sobre el documento, de modo que el usuario al que se lo deriva deberá completar, revisar, ajustar o continuar su preparación de acuerdo con las indicaciones registradas en el comentario de reasignación.
A diferencia de reasignar un documento recibido, aquí la reasignación se aplica sobre un documento que todavía no ha sido enviado de forma definitiva y que sigue en fase de trabajo.
Objetivo
Permitir que otro usuario continúe la elaboración de un documento, manteniendo la trazabilidad del proceso y dejando constancia de las instrucciones que debe seguir mediante el comentario de reasignación.
Dónde se realiza
La reasignación de documentos en elaboración se realiza desde:
Bandejas > En Elaboración
El documento debe encontrarse en esta bandeja para que pueda ser reasignado.
Qué significa reasignar un documento en elaboración
Cuando un documento aún está en fase de preparación, puede existir la necesidad de que otra persona:
- continúe redactándolo
- complete información pendiente
- revise su contenido
- realice ajustes antes del envío
- asuma la continuidad de su preparación
En esos casos, SGDOX permite reasignarlo a otro usuario.
Esto significa que la responsabilidad de continuar trabajando el documento pasa al nuevo usuario, de acuerdo con las instrucciones que se registren en la reasignación.
Traslado de responsabilidad
Es importante que el usuario entienda que reasignar un documento en elaboración no es simplemente compartirlo ni mostrarlo a otra persona.
Reasignar implica trasladar la responsabilidad de continuar su elaboración al usuario seleccionado.
A partir de ese momento, esa persona deberá revisar el documento y continuar su preparación conforme a las indicaciones recibidas.
Por ello, esta acción debe utilizarse cuando realmente corresponda que otro usuario asuma la continuidad del trabajo documental.
Importancia del comentario de reasignación
Al realizar la reasignación, SGDOX solicita ingresar un comentario u observación.
Este comentario es fundamental, porque le indica al nuevo responsable:
- qué debe revisar
- qué parte del documento debe completar o corregir
- los adjuntos que le faltan al documento
- qué seguimiento debe dar
- qué cambios o validaciones se esperan
- cualquier contexto necesario para continuar su elaboración correctamente
En la práctica, el comentario de reasignación funciona como la instrucción que acompaña el traslado de responsabilidad.
Por eso, se recomienda redactarlo con claridad, precisión y suficiente contexto.
Cómo funciona la reasignación en documentos en elaboración
Cuando un documento en elaboración es reasignado, SGDOX mantiene el control del documento dentro del sistema y conserva trazabilidad sobre quién lo derivó y a quién fue dirigido.
En este escenario:
- el usuario que realiza la reasignación mantiene visibilidad del documento desde la bandeja Reasignados
- el usuario que lo recibe lo visualiza en su bandeja En Elaboración
- el documento continúa dentro del flujo de preparación
- el nuevo responsable puede continuar trabajando sobre él
Esto permite que el documento siga su proceso interno sin perder control ni contexto institucional.
Qué debe entender el usuario
En documentos en elaboración, la reasignación se utiliza para que otra persona continúe el trabajo del documento antes de su envío.
Por eso, esta acción se recomienda cuando:
- otra persona debe terminar la redacción
- el documento necesita revisión previa
- se requiere apoyo para completarlo
- se requiere que se adjunten los documentos anexos
- la continuidad del documento debe quedar a cargo de otro usuario
En este contexto, la reasignación debe entenderse como una acción de continuidad operativa sobre el documento.
Cómo realizar la reasignación
Para reasignar un documento en elaboración, siga estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > En Elaboración.
- Ubique el documento que desea reasignar.
- Seleccione el documento o ábralo, según la acción disponible en pantalla.
- Pulse la opción Reasignar.
- Seleccione el usuario al que desea trasladar la elaboración del documento.
- Ingrese el comentario de reasignación con las indicaciones correspondientes.
- Confirme la operación.
Una vez realizada la reasignación, el documento quedará disponible para que el otro usuario continúe su trabajo.
Qué ocurre después de reasignar
Cuando la reasignación se completa correctamente:
- el sistema registra a quién fue derivado el documento
- el comentario queda asociado a la acción de reasignación
- el usuario receptor pasa a tener responsabilidad sobre la continuidad del documento
- el usuario que lo reasignó puede seguir localizándolo desde la bandeja Reasignados
De esta forma, SGDOX conserva control sobre el documento y mantiene trazabilidad del movimiento realizado.
Qué pasa con el usuario que recibe la reasignación
El usuario que recibe un documento en elaboración reasignado pasa a ser quien debe continuar su preparación.
Por ello, debe:
- revisar el documento
- leer el comentario de reasignación
- comprender qué cambios o acciones debe realizar
- completar, corregir o continuar el documento según corresponda
Esto significa que el documento deja de estar solamente bajo responsabilidad del usuario original y pasa a ser atendido por el nuevo responsable.
Devolver el documento al usuario original
Una vez que el usuario receptor ha realizado los cambios necesarios, puede volver a reasignar el documento al usuario original para que este continúe el proceso.
Esto resulta especialmente útil cuando el documento debe regresar a quien:
- inició su elaboración
- debe revisarlo nuevamente
- debe aprobarlo
- debe firmarlo electrónicamente
- debe enviarlo finalmente
En otras palabras, la reasignación en elaboración no tiene por qué ser unidireccional. El documento puede pasar de un usuario a otro según la necesidad del trabajo, manteniendo siempre trazabilidad y comentarios asociados a cada movimiento.
Elaborar un documento a nombre de otra persona
SGDOX permite preparar documentos a nombre de otra persona utilizando el campo De.
Por ejemplo, un asistente puede redactar un documento colocando en De a su jefe, con el fin de que luego sea ese jefe quien lo revise, lo firme electrónicamente y lo envíe.
Este comportamiento está pensado para escenarios reales de apoyo administrativo o elaboración asistida.
Restricción importante del envío cuando el campo De corresponde a otra persona
Cuando un documento se está elaborando a nombre de otra persona en el campo De, SGDOX deshabilita la opción Enviar para el usuario que no corresponde a ese remitente.
Esto significa que:
- si usted redacta el documento
- pero el campo De corresponde a otra persona
- usted podrá prepararlo, guardarlo, ajustarlo y reasignarlo
- pero no podrá enviarlo directamente
La opción Enviar queda deshabilitada porque el sistema entiende que quien debe emitir formalmente el documento es la persona definida en el campo De.
Esta regla protege la coherencia documental y evita que un usuario envíe un documento en nombre de otra persona sin que esa persona intervenga.
Ejemplo práctico
Un caso típico es el siguiente:
- Un asistente redacta un documento.
- En el campo De coloca a su jefe como remitente.
- El asistente completa el contenido, adjunta archivos y deja listo el documento.
- Como el documento está a nombre del jefe, el sistema no le permite utilizar Enviar.
- El asistente reasigna el documento al jefe.
- El jefe lo recibe en En Elaboración, revisa el contenido y luego puede firmarlo electrónicamente y enviarlo.
Este flujo permite que una persona prepare el documento y otra, que figura como remitente formal, lo emita definitivamente.
Qué debe revisar antes de reasignar para firma o envío
Si el documento será devuelto o reasignado al responsable final para firma o envío, se recomienda verificar:
- que el contenido ya esté completo
- que los adjuntos sean correctos
- que el comentario indique claramente qué debe hacer el siguiente usuario
- que el campo De corresponda realmente a quien debe firmar o enviar
- que el documento esté listo para su revisión final
Qué pasa con el usuario que reasigna
El usuario que realizó la reasignación no pierde completamente la referencia del documento.
SGDOX conserva el documento visible en la bandeja Reasignados, lo que permite:
- verificar a quién fue derivado
- consultar su situación
- mantener seguimiento sobre el documento
- recuperarlo, cuando sea necesario
Cuándo conviene usar esta opción
Se recomienda reasignar un documento en elaboración cuando:
- otra persona debe completar su preparación
- el documento requiere revisión previa al envío
- se necesita apoyo para terminarlo
- la continuidad del trabajo debe pasar a otro usuario
- el documento debe ser ajustado por un responsable distinto antes de salir del flujo de elaboración
- una persona lo redacta y otra debe firmarlo o enviarlo como remitente formal
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- verificar que el documento realmente deba continuar bajo otro responsable
- seleccionar cuidadosamente al usuario destinatario
- redactar un comentario claro y útil
- indicar con precisión qué debe hacerse sobre el documento
- revisar el contenido antes de reasignarlo
- tener presente que si el campo De corresponde a otra persona, usted no podrá enviarlo
- reasignar el documento al responsable final cuando este deba firmarlo o emitirlo
- consultar la bandeja Reasignados si necesita verificar posteriormente el estado del documento
Diferencia entre reasignar e informar
Es importante no confundir reasignar con informar.
- Reasignar implica trasladar la responsabilidad de continuar la elaboración del documento.
- Informar equivale a poner el documento en conocimiento de otra persona, sin trasladar necesariamente su responsabilidad principal.
Por ello, si lo que se necesita es que otro usuario continúe trabajando el documento o lo firme posteriormente, la opción correcta es Reasignar.