La opción Reasignar permite trasladar un documento recibido a otro usuario para que continúe con su atención dentro de SGDOX.
Al reasignar un documento, se transfiere la responsabilidad de seguimiento o gestión hacia el usuario al que se lo deriva. Esto significa que la persona que recibe la reasignación pasa a ser quien debe revisar, atender o dar continuidad al documento, de acuerdo con las instrucciones registradas en el comentario de reasignación.
Importante: la reasignación no modifica el contenido del documento. El documento se mantiene íntegro, tal como fue recibido originalmente, incluyendo su contenido, historial y todos sus adjuntos, si los tenía.
Este proceso es similar a reenviar un correo electrónico, ya que el documento se envía a otra persona para su gestión, manteniendo su contenido original.
Objetivo
Derivar un documento recibido a otro usuario responsable, manteniendo la trazabilidad del movimiento y dejando constancia de las indicaciones necesarias para su atención.
Dónde se realiza
La reasignación de documentos recibidos se realiza desde:
Bandejas > Recibidos
El documento debe encontrarse en la Bandeja de Entrada del usuario para que pueda ser reasignado.
Qué significa reasignar un documento recibido
Cuando un documento llega a la bandeja de entrada de un usuario, puede ocurrir que:
- no le corresponda gestionarlo directamente
- otra persona deba darle seguimiento
- otra área o responsable deba atenderlo
- se requiera trasladar formalmente su tratamiento a otro usuario
En esos casos, la opción Reasignar permite enviar el documento al responsable correcto.
Al hacerlo, el sistema registra el cambio y conserva la trazabilidad del movimiento.
Traslado de responsabilidad
Es importante que el usuario entienda que reasignar un documento no es solo compartirlo ni ponerlo en conocimiento de otro usuario.
Reasignar significa trasladar la responsabilidad de gestión o seguimiento del documento a otra persona.
A partir de ese momento, el usuario receptor deberá revisar el documento y continuar con las acciones necesarias, conforme a las instrucciones que se hayan dejado en el comentario de reasignación.
Por eso, esta acción debe utilizarse con criterio y solo cuando realmente corresponda que otro usuario continúe la atención del documento.
Importancia del comentario de reasignación
Durante la reasignación, SGDOX solicita registrar un comentario u observación.
Este comentario es importante porque permite indicar al nuevo responsable:
- por qué se le está reasignando el documento
- qué debe revisar
- qué gestión debe realizar
- qué seguimiento se espera
- cualquier contexto necesario para su correcta atención
En la práctica, el comentario de reasignación funciona como la instrucción que acompaña el traslado de responsabilidad.
Por esta razón, debe redactarse con claridad, precisión y suficiente contexto.
Cómo realizar la reasignación
Para reasignar un documento recibido, siga estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Recibidos.
- Ubique el documento que desea reasignar.
- Seleccione el documento o ábralo, según la acción disponible en pantalla.
- Pulse la opción Reasignar.
Una vez completado el proceso, el documento será derivado al usuario seleccionado.
Qué ocurre después de reasignar
Cuando la reasignación se realiza correctamente:
- el documento deja de estar bajo atención directa del usuario que lo recibió inicialmente
- el sistema registra a quién fue reasignado
- el comentario queda asociado a la acción
- la información de la reasignación quedará registrada en el recorrido del documento
- el usuario que recibió la reasignación pasa a ser responsable de su seguimiento o gestión
- el usuario que lo reasignó puede seguir localizándolo desde la bandeja Reasignados
Esto permite mantener control documental sin perder el rastro del movimiento realizado.
Qué pasa con el usuario que recibe la reasignación
El usuario al que se reasigna el documento pasa a tenerlo para su atención dentro del flujo.
Por ello, debe:
- revisar el documento
- leer el comentario de reasignación
- entender las instrucciones recibidas
- dar seguimiento al trámite conforme corresponda
La reasignación no debe interpretarse como una copia simple ni como una notificación informativa.
Se trata de una acción de gestión que implica atención por parte del nuevo responsable.
Qué pasa con el usuario que reasigna
El usuario que realizó la reasignación no pierde completamente la referencia del documento.
SGDOX conserva el documento visible en la bandeja Reasignados, lo que permite:
- verificar a quién fue derivado
- revisar su situación
- mantener seguimiento posterior
- recuperarlo, si fuera necesario
Cuándo conviene usar esta opción
Se recomienda reasignar un documento recibido cuando:
- el trámite corresponde a otro usuario
- otra persona debe darle seguimiento
- el documento llegó a la bandeja equivocada
- se requiere derivarlo formalmente con instrucciones claras
- la gestión debe continuar bajo responsabilidad de otro funcionario o dependencia
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- verificar que el documento realmente deba ser atendido por otro usuario
- seleccionar cuidadosamente al destinatario de la reasignación
- redactar un comentario claro y útil
- indicar en el comentario qué debe hacerse con el documento
- evitar comentarios ambiguos o demasiado breves
- revisar la bandeja Reasignados si necesita confirmar el estado del documento después de derivarlo
Diferencia entre reasignar e informar
Es importante no confundir reasignar con informar.
- Reasignar implica trasladar la responsabilidad del documento a otro usuario.
- Informar equivale a poner el documento en conocimiento de otra persona, como copia simple, sin trasladar necesariamente su gestión principal.
Por eso, si lo que se necesita es que otra persona atienda el documento, la opción correcta es Reasignar.