La bandeja Enviados permite consultar los documentos que el usuario ya remitió dentro del flujo documental de SGDOX.
Su función principal no es redactar ni procesar documentos nuevos, sino confirmar qué documentos ya salieron del usuario, revisar su numeración, identificar si fueron firmados electrónicamente, ver el recorrido del documento y detectar si alguno quedó pendiente de envío manual.
Esta bandeja sirve como espacio de seguimiento y verificación posterior al envío.
Dónde se encuentra
Para acceder a esta bandeja, ingrese a:
Bandejas > Enviados
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja Enviados permite al usuario:
- consultar los documentos ya enviados
- buscar documentos específicos
- revisar la fecha de envío o registro
- verificar la numeración del documento
- identificar si el documento fue firmado electrónicamente
- detectar si un documento requiere envío manual
- abrir el detalle del documento para su consulta
En términos prácticos, esta bandeja le permite al usuario confirmar qué documentos ya fueron despachados desde su gestión y en qué condición quedaron.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla. Cada fila corresponde a un documento enviado.
Los datos visibles más importantes son los siguientes:
De
Muestra el origen del documento asociado al envío.
En la práctica, esta columna permite identificar desde qué usuario, área o dependencia se emitió el documento.
Asunto
Muestra el tema principal del documento.
Este campo facilita reconocer rápidamente de qué trata cada envío sin necesidad de abrirlo.
Fecha
Muestra la fecha registrada para el documento en la bandeja.
Además, esta columna puede utilizarse para ordenar la lista, lo que permite revisar primero los documentos más recientes o los más antiguos.
Documento
Muestra la numeración o identificación del documento.
Esta columna no solo presenta el número del documento, sino también indicadores visuales importantes sobre su estado.
Indicadores en la columna Documento
La columna Documento puede mostrar información adicional mediante íconos o señales visuales.
Documento firmado
Si el documento fue firmado electrónicamente, SGDOX muestra el ícono correspondiente junto a la numeración.
Este indicador permite reconocer de inmediato que el documento ya incorpora firma electrónica.
Envío manual pendiente
Si el documento se encuentra en Enviados pero no fue firmado electrónicamente, SGDOX puede mostrar una señal de advertencia.
Esta señal indica que ese documento debe enviarse manualmente.
En otras palabras, el documento ya consta en la bandeja de enviados, pero no fue despachado mediante el proceso de firma electrónica y requiere una gestión posterior por parte del usuario o de la institución, según el procedimiento definido.
Este es un punto importante: en SGDOX no todos los documentos enviados necesariamente quedan firmados electrónicamente. Algunos pueden seguir un flujo de envío sin firma, y en esos casos el sistema los marca para advertir que su despacho debe completarse por otra vía.
Qué se puede hacer en esta bandeja
De acuerdo con el funcionamiento actual, la bandeja Enviados está orientada principalmente a tareas de consulta y verificación.
Las acciones principales que permite son:
- consultar los documentos enviados
- buscar documentos por información básica
- ordenar por fecha
- revisar la numeración del documento
- identificar si fue firmado o si requiere envío manual
- abrir el detalle del documento
Búsqueda de documentos
La bandeja incorpora un buscador para localizar documentos específicos.
La búsqueda se realiza principalmente con base en:
- destinatario
- asunto
Esto permite encontrar con mayor rapidez un documento dentro de la lista de enviados, especialmente cuando existen muchos registros.
Ordenamiento de la información
La columna Fecha permite ordenar los documentos.
Esto es útil para:
- revisar primero los documentos más recientes
- ubicar envíos anteriores
- organizar mejor la consulta de la bandeja
Cómo usar esta bandeja
Para consultar correctamente los documentos enviados, se recomienda seguir estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Enviados.
- Revise la lista de documentos mostrados en la tabla.
- Utilice el buscador si necesita localizar un documento por remitente o asunto.
- Verifique la columna Fecha para ubicar el documento en el momento correspondiente.
- Revise la columna Documento para identificar:
- la numeración del documento
- si fue firmado electrónicamente
- si presenta advertencia de envío manual pendiente
- Haga clic sobre el documento si necesita abrir su detalle y revisar más información.
Qué pasa al abrir un documento
Cuando el usuario hace clic sobre un documento de la bandeja Enviados, SGDOX abre el detalle del documento para su consulta.
Desde ahí es posible revisar la información completa del registro, su contenido y otros datos asociados a su gestión dentro del sistema.
Recomendaciones de uso
Para aprovechar correctamente esta bandeja, se recomienda:
usar el buscador y el orden por fecha para localizar más rápido un envío específico
utilizarla como punto de verificación posterior al envío
revisar la numeración del documento antes de compartirla o referenciarla
confirmar si el documento fue firmado electrónicamente
prestar atención a la advertencia de envío manual pendiente
abrir el detalle del documento cuando se necesite validar información adicional