La pestaña Recorrido permite consultar la trazabilidad del documento dentro de SGDOX.
En esta sección, el sistema muestra el historial de acciones registradas sobre el documento desde su creación hasta su estado actual.
Su propósito es que el usuario pueda entender qué ha ocurrido con el documento, quién intervino, cuándo se realizó cada acción y hacia dónde fue dirigido dentro del flujo documental.
Dónde se consulta
El recorrido se consulta dentro del mismo formulario del documento, en la pestaña Recorrido.
Esta pestaña se encuentra disponible una vez que el documento ha sido guardado en el sistema, ya que el historial se construye a partir de los movimientos y acciones registradas sobre ese documento.
Qué información muestra
La pestaña Recorrido presenta el historial del documento en forma de tabla.
Cada registro corresponde a una acción realizada dentro del flujo documental y permite revisar su secuencia cronológica.
En esta tabla se muestran, entre otros, los siguientes datos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Área | Indica el área o dependencia asociada a la acción registrada. Este dato permite identificar desde qué unidad administrativa se gestionó el movimiento o evento del documento. |
| Fecha | Muestra la fecha y hora en que se registró la acción. Sirve para ubicar cronológicamente cada evento dentro del historial del documento. |
| Acción | Describe la actividad realizada sobre el documento. Por ejemplo, puede reflejar eventos como creación, envío, reasignación, edición, actualización de adjuntos, apertura del documento u otras acciones del flujo. |
| De | Identifica al usuario o responsable desde quien se origina la acción registrada. Permite reconocer quién realizó el movimiento o quién intervino en esa etapa del recorrido. |
| Para | Indica el destinatario, usuario, área o dependencia hacia la que fue dirigido el documento o la acción correspondiente. Este dato resulta útil para comprender el tránsito del documento dentro del flujo institucional. |
| N.º de días desde la acción | Muestra el tiempo transcurrido desde que se registró cada evento. Esta información ayuda a revisar la antigüedad de cada movimiento y a dar seguimiento a tiempos de atención o permanencia. |
| Comentarios | Presenta observaciones, mensajes asociados a la acción o detalles complementarios del evento registrado. En ciertos casos, esta columna también puede reflejar información sobre cambios realizados en el contenido del documento, en los adjuntos o en otras acciones relevantes del historial. |
Qué acciones pueden aparecer en el recorrido
De acuerdo con la lógica observada en SGDOX, el recorrido puede registrar acciones como las siguientes:
- creación del documento
- ediciones del contenido
- actualización o guardado de adjuntos
- envío del documento
- reasignaciones
- aperturas o consultas del documento
- cambios de tipo documental
- respuestas generadas dentro del flujo
- otras actuaciones registradas por el sistema durante la gestión
El detalle exacto puede variar según el flujo institucional, el estado del documento y las acciones realmente ejecutadas sobre él.
Consulta de cambios en el historial
Cuando una acción corresponde a una modificación del contenido del documento o a cambios en los adjuntos, SGDOX puede mostrar un enlace u opción de Ver cambios dentro de la columna de comentarios.
Esta funcionalidad permite revisar con mayor detalle qué fue modificado en esa etapa del historial, en lugar de limitarse solo al nombre de la acción.
Esto resulta especialmente útil para:
- revisar ajustes realizados al contenido
- identificar cambios en adjuntos
- verificar qué modificación ocurrió antes del estado actual del documento
Exportar el recorrido a PDF
SGDOX también permite descargar el recorrido del documento en formato PDF.
Esta opción se encuentra disponible dentro de la misma pestaña Recorrido, mediante el botón Exportar a PDF.
Al utilizar esta función, el sistema genera un archivo PDF con la hoja de ruta del documento, incluyendo la información principal del documento y el detalle del historial registrado.
Información que incluye el PDF
La exportación del recorrido puede incluir:
- número del documento
- remitente
- asunto
- fecha
- documento de referencia, cuando exista
- destinatario
- descripción de anexos
- fecha de registro
- tabla del recorrido con sus acciones y movimientos
Además, el PDF incorpora el detalle de cada paso del historial, incluyendo información como área, fecha, acción, de, para, días transcurridos y comentarios, según corresponda.
Opción de descarga con comentarios
Antes de exportar el recorrido, SGDOX permite activar la opción Descargar con comentarios.
Cuando esta opción se encuentra marcada, el PDF incluye también los comentarios, observaciones o detalles adicionales asociados a cada acción del historial.
Esto puede ser útil cuando se necesita un reporte más completo para seguimiento, revisión administrativa, control interno o respaldo documental.
Si la opción no se selecciona, la exportación puede generarse de forma más resumida, mostrando únicamente la ruta principal del documento sin ampliar los comentarios de cada evento.