La opción Responder permite crear un nuevo documento a partir de un documento recibido en SGDOX.
Esta función se utiliza cuando el usuario necesita contestar formalmente una comunicación que llegó a su bandeja de entrada, manteniendo la relación entre el documento recibido y la respuesta que se va a emitir.
Es importante tener presente que responder un documento no modifica el documento original.
Lo que hace SGDOX es crear un nuevo documento de respuesta, para que el usuario lo redacte, lo revise y posteriormente lo envíe.
Importante: al responder un documento, no se incorporan automáticamente los adjuntos que tenía el documento original. Si es necesario incluirlos en la respuesta, el usuario deberá adjuntarlos nuevamente.
Objetivo
Emitir una respuesta formal a un documento recibido, conservando la relación entre el documento original y el nuevo documento de respuesta dentro del sistema.
Dónde se inicia
La respuesta se inicia desde:
Bandejas > Recibidos
Primero debe ubicar el documento recibido, abrirlo y luego utilizar la opción Responder.
Qué significa responder un documento
Cuando un usuario responde un documento en SGDOX:
- no cambia el documento recibido
- no lo reemplaza
- no escribe sobre el mismo documento original
En su lugar, el sistema crea un nuevo documento, vinculado al documento recibido, para que la respuesta tenga su propio contenido, su propio proceso de revisión y su propio envío.
Esto permite mantener orden, trazabilidad y claridad entre el documento que ingresó y la contestación que se genera.
Cómo iniciar la respuesta
Para responder un documento, siga estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Recibidos.
- Ubique el documento que desea contestar.
- Haga clic sobre el documento para abrir su detalle.
- En la barra de acciones del documento, pulse Responder.
Después de esta acción, SGDOX abrirá un nuevo documento para elaborar la respuesta.
Qué hace SGDOX al pulsar Responder
Cuando el usuario pulsa Responder, el sistema genera un nuevo documento de trabajo relacionado con el documento recibido.
Al crear esta respuesta, SGDOX realiza lo siguiente:
| Acción o comportamiento | Descripción |
|---|---|
| Crea un nuevo documento | La respuesta se genera como un documento nuevo. Esto significa que tendrá su propio contenido, su propia revisión y su propio envío. |
| Mantiene la relación con el documento original | El nuevo documento queda vinculado al documento recibido, para que se pueda identificar claramente que se trata de una respuesta. |
| Coloca como destinatario al remitente del documento original | La persona que envió el documento original pasa a ser quien recibirá la respuesta. |
| Permite al usuario elaborar la contestación | El documento se abre para que el usuario lo complete, lo ajuste y lo prepare antes de enviarlo. |
| Muestra una referencia al documento respondido | En la pantalla aparece una referencia visible al documento original, para que el usuario sepa con claridad qué documento está contestando. |
| Toma información base para facilitar la respuesta | El sistema puede cargar información del documento original como punto de partida, pero el usuario debe revisar y ajustar el contenido antes de continuar. |
| Qué ve el usuario después de pulsar Responder | Una vez iniciada la respuesta, SGDOX abre la pantalla del nuevo documento. Desde allí el usuario puede trabajar normalmente sobre la respuesta, igual que en cualquier documento en elaboración. |
En esta pantalla encontrará:
- los campos principales del documento
- el editor de contenido
- la referencia al documento original
- la posibilidad de guardar, adjuntar archivos, revisar el PDF y enviarlo posteriormente
Referencia al documento original
En la pantalla de edición aparece una referencia visible que identifica el documento que se está respondiendo.
Esta referencia es importante porque permite:
- confirmar que se está respondiendo al documento correcto
- mantener el contexto de la respuesta
- evitar confusiones cuando existen varios documentos similares
- conservar la relación documental dentro del sistema
Antes de guardar o enviar la respuesta, conviene verificar siempre esta referencia.
Qué debe revisar el usuario
Aunque SGDOX prepara la respuesta a partir del documento recibido, el usuario debe revisar cuidadosamente la nueva comunicación antes de continuar.
Se recomienda verificar especialmente lo siguiente:
Tipo de documento
Debe confirmarse que corresponda al tipo documental correcto para la respuesta.
Asunto
Debe revisarse para asegurar que refleje de forma clara la contestación que se va a emitir.
De
Debe corresponder al usuario, cargo o dependencia desde donde saldrá la respuesta.
Para
Debe confirmarse que el destinatario sea correcto.
Contenido
Debe leerse y ajustarse cuidadosamente antes de guardar o enviar.
El usuario no debe asumir que el contenido cargado automáticamente ya constituye la respuesta final.
Referencia
Debe verificarse que corresponda al documento correcto.
Qué ocurre con el nuevo documento
Una vez creado, el documento de respuesta queda como un documento en elaboración.
Esto significa que el usuario puede:
- seguir editándolo
- guardar cambios
- adjuntar archivos
- revisar la vista previa en PDF
- enviarlo
- firmarlo y enviarlo, si corresponde
Por eso, responder un documento no envía la respuesta de inmediato.
Primero crea el nuevo documento para que el usuario lo trabaje.
Cómo continuar después de crear la respuesta
Después de pulsar Responder, se recomienda seguir este orden:
- Revisar los campos principales.
- Confirmar la referencia al documento original.
- Ajustar el asunto y el contenido de la respuesta.
- Adjuntar archivos, si corresponde.
- Guardar el documento.
- Generar la vista previa en PDF.
- Revisar el resultado final.
- Enviarlo o firmarlo y enviarlo, según aplique.
Adjuntar archivos a la respuesta
Si la contestación requiere anexos o documentos de soporte, estos deben cargarse en la pestaña Adjuntos del nuevo documento de respuesta.
Se recomienda:
- adjuntar únicamente los archivos que correspondan a la respuesta
- revisar que sean los documentos correctos
- confirmar que cumplan las reglas de carga establecidas por la institución
Revisar antes del envío
Antes de enviar la respuesta, se recomienda:
- verificar el destinatario
- revisar el asunto
- confirmar el contenido final
- validar la referencia al documento original
- generar la vista previa en PDF
- revisar los adjuntos, si existen
Esto ayuda a evitar errores antes de que la respuesta entre formalmente al flujo documental.
Enviar la respuesta
Cuando el documento ya esté completo, el usuario puede utilizar:
- Enviar
- Firmar y enviar, cuando el flujo lo requiera
Enviar
Se utiliza cuando la respuesta no requiere firma electrónica previa.
Firmar y enviar
Se utiliza cuando la respuesta debe ser firmada electrónicamente antes de su envío.
En este caso, SGDOX solicitará el certificado electrónico, la contraseña correspondiente y la confirmación de la acción.
Qué pasa después del envío
Una vez enviada la respuesta, el sistema conserva la relación entre el documento original y el documento de respuesta.
Esto permite mantener orden y trazabilidad dentro del proceso documental, ya que queda claro qué documento ingresó y cuál fue la contestación emitida.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- iniciar siempre la respuesta desde el documento recibido correcto
- verificar la referencia del documento original
- revisar cuidadosamente el campo Para
- ajustar el asunto y el contenido antes de guardar
- no asumir que el contenido inicial ya es la respuesta final
- adjuntar archivos solo cuando sean necesarios
- generar la vista previa en PDF antes del envío