Compartir bandeja de entrada
La opción Compartir bandeja de entrada permite que un usuario habilite a otro usuario la consulta de su bandeja de entrada, acompañando ese acceso con una nota general de contexto.
Esta funcionalidad no equivale a reasignar documentos ni a informar documentos individualmente.
Su propósito es permitir que otro usuario consulte la bandeja de entrada compartida bajo un contexto específico.
Objetivo
Permitir que otro usuario consulte la bandeja de entrada de quien comparte, dejando registrada una nota general que explique el motivo o contexto del acceso compartido.
Dónde se encuentra
Esta funcionalidad se accede desde la opción «Compartir bandeja de entrada» accediendo desde «Mi perfil»
En la interfaz del sistema, esta opción se muestra en el menú correspondiente al perfil del usuario que realiza el compartido.
Qué permite configurar
La pantalla de compartido permite registrar los siguientes datos:
- Destinatarios
- Notas
- Bandeja de Entrada
Destinatarios
Permite seleccionar el usuario que recibirá el acceso compartido.
El sistema utiliza un campo de búsqueda para localizar al usuario y seleccionarlo correctamente.
Notas
Permite ingresar una observación general asociada al compartido.
Esta nota sirve para explicar el motivo del acceso o cualquier indicación relevante para el usuario que recibirá la bandeja compartida.
Bandeja de Entrada
En la implementación actual, esta sección muestra la opción:
Todos los documentos
Esto significa que la funcionalidad está orientada a compartir la bandeja de entrada bajo ese contexto general y no a seleccionar manualmente documentos individuales uno por uno.
Cómo se realiza el compartido
Para compartir la bandeja de entrada, siga estos pasos:
- Ingrese a la opción Compartir bandeja de entrada.
- En el campo Destinatarios, seleccione el usuario con quien desea compartir.
- En el campo Notas, escriba una observación general que explique el contexto del compartido.
- Revise la sección Bandeja de Entrada, que en la implementación actual se maneja como All Documents.
- Pulse Guardar.
Una vez guardado, el sistema registra el compartido y deja habilitada la consulta para el usuario destinatario.
Qué información adicional muestra esta pantalla
La pantalla también puede mostrar información del último compartido realizado.
En esa sección el sistema puede indicar:
- el usuario con quien se compartió
- la fecha en que se realizó el compartido
Además, presenta la acción:
- Dejar de Compartir
Qué hace la opción “Dejar de Compartir”
La opción Dejar de Compartir permite desactivar el compartido activo.
Cuando esta acción se ejecuta:
- el compartido deja de estar vigente
- el usuario receptor deja de tener acceso a esa bandeja compartida
- la consulta de documentos compartidos deja de mostrarse bajo ese registro
Qué debe entender el usuario
Esta funcionalidad no está pensada para:
- reasignar documentos
- informar documentos individualmente
- trasladar la responsabilidad del trámite
Lo que hace es habilitar una vista compartida de consulta sobre la bandeja de entrada de otro usuario, con una nota general de contexto.
Importancia de la nota
La nota que se registra al compartir no funciona como comentario propio de cada documento.
Su finalidad es explicar el contexto general del acceso compartido.
Por ejemplo, puede utilizarse para indicar que el compartido se realiza por:
- apoyo operativo
- supervisión
- revisión temporal
- seguimiento institucional
Resultado esperado
Al utilizar correctamente la opción Compartir bandeja de entrada, el usuario puede habilitar a otro usuario la consulta de su bandeja de entrada, dejando registrada una nota general de contexto. Mientras el compartido permanezca activo, el usuario destinatario podrá revisar la información disponible en la Bandeja de entrada compartida.
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