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SGDOX - Manual de usuario

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FAQ: Elaboración y Edición de Documentos

  1. ¿Cómo empiezo a crear un documento nuevo?
    Debe ingresar a la opción Nuevo en el menú lateral. Allí podrá completar los datos, redactar el contenido y continuar con su preparación.
  2. No puedo guardar el documento. ¿Qué me falta?
    Revise que haya completado la información obligatoria: tipo de documento, asunto, de, para y el contenido del documento.
  3. ¿Por qué aparece TEMP en los documentos?
    Cuando un documento está en elaboración o borrador, las siglas TEMP aparecen, seguido de un número de documento temporal. Esto significa que el documento aún no ha sido enviado. Para que SGDOX asigne una numeración final, el documento tiene que enviarse.
  4. ¿Puedo redactar un documento a nombre de otra persona?
    Sí. SGDOX permite preparar un documento colocando a otra persona en el campo De.
  5. Si el documento está a nombre de otra persona, ¿por qué no me deja enviarlo?
    Porque el sistema reconoce que el remitente formal no es usted. Debe reasignar el documento al remitente real para que lo revise, firme o envíe.
  6. El botón Enviar aparece deshabilitado. ¿Qué significa?
    Falta completar información obligatoria, el documento es a nombre de otra persona o aún no se ha cumplido una condición previa del flujo.
  7. ¿Qué ocurre si cierro el documento sin guardar?
    Los cambios no guardados se perderán. Se recomienda usar la opción Guardar periódicamente.
  8. ¿El sistema guarda automáticamente lo que redacto?
    No se debe asumir que el contenido quedará guardado automáticamente. Utilice el botón Guardar tras realizar cambios importantes.
  9. ¿Puedo seguir editando un documento después de guardarlo?
    Sí, mientras el documento permanezca en En Elaboración y no haya sido enviado definitivamente.
  10. ¿Para qué sirve importar una plantilla?
    Sirve para cargar un formato documental predefinido por la institución y agilizar la redacción.
  11. No se carga la plantilla. ¿Qué puede estar pasando?
    Puede que no exista una plantilla para ese tipo de documento o que su perfil no tenga acceso a ella.
  12. ¿Puedo dejar un documento a medias y continuar más tarde?
    Sí. El documento quedará disponible en la bandeja En Elaboración hasta que sea enviado.
  13. ¿Puedo usar formato como negritas, tablas o imágenes?
    Sí. El editor visual permite trabajar con formato enriquecido, tablas e imágenes.
  14. ¿Cómo copio contenido desde Excel en SGDOX?
    Al pegar contenido desde MS Word o Excel, el sistema mostrará una ventana indicando que se detectó contenido de Word/Excel. En esa ventana debe seleccionar la opción “Limpiar” para evitar problemas de formato en el documento.

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