La bandeja Archivados permite consultar los documentos que el usuario ha retirado de sus bandejas activas y conservarlos en un espacio de resguardo dentro de SGDOX.
Su objetivo principal es mantener más ordenado el trabajo diario, separando los documentos que ya no requieren atención inmediata, pero que aún pueden necesitar consulta posterior o recuperación.
Dónde se encuentra
Para acceder a esta funcionalidad, ingrese a:
Bandejas > Archivados
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja Archivados sirve para:
- consultar documentos que fueron archivados previamente
- mantener despejadas las bandejas activas
- localizar información histórica de documentos ya gestionados
- recuperar documentos archivados cuando deban volver a revisarse o tramitarse
En términos prácticos, esta bandeja funciona como un espacio de conservación documental dentro del trabajo diario del usuario.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla. Cada fila corresponde a un documento archivado.
Las columnas visibles son similares a las de otras bandejas documentales y normalmente incluyen:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| De | Muestra el remitente del documento, es decir, el usuario, área o dependencia desde donde se originó. |
| Asunto | Presenta el tema principal del documento, lo que permite identificar rápidamente su contenido. |
| Fecha | Muestra la fecha asociada al documento dentro de la bandeja. Esta columna también permite ordenar los registros para revisar primero los más recientes o los más antiguos. |
| Documento | Muestra la numeración o identificación del documento. Si el documento cuenta con firma electrónica, SGDOX puede mostrar además el ícono correspondiente, facilitando su identificación visual. Si el documento cuenta con firma electrónica, SGDOX puede mostrar además el ícono correspondiente, facilitando su identificación visual. |
Qué se puede hacer en esta bandeja
La función principal de esta bandeja es la consulta de documentos archivados y su restauración cuando sea necesario.
A diferencia de otras bandejas orientadas a la gestión activa del flujo, aquí el enfoque está en recuperar información ya apartada del trabajo cotidiano o devolver un documento al entorno activo.
Acción disponible: Restaurar
La acción más importante de esta bandeja es:
Restaurar
Permite recuperar uno o varios documentos archivados para que vuelvan a estar disponibles dentro del entorno activo del usuario.
Esta opción se utiliza cuando un documento archivado necesita ser revisado nuevamente, consultado con mayor detalle o reincorporado a la gestión habitual.
En el funcionamiento actual de SGDOX, la restauración se ejecuta directamente desde la bandeja Archivados.
Cómo trabajar en esta bandeja
Para consultar y restaurar documentos archivados, se recomienda seguir estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Archivados.
- Revise la lista de documentos disponibles.
- Utilice la búsqueda o la paginación para ubicar el documento que necesita consultar.
- Seleccione uno o varios documentos.
- Pulse la opción Restaurar.
- Confirme la operación cuando el sistema lo solicite.
Una vez completado el proceso, el documento deja de permanecer únicamente en la bandeja de archivados y vuelve a estar disponible para su gestión activa, según el comportamiento definido por el sistema.
Búsqueda y localización de documentos
Cuando existen varios registros archivados, SGDOX permite ubicar documentos mediante herramientas de consulta dentro de la bandeja.
Para facilitar la localización, el usuario puede apoyarse en:
- el buscador
- la revisión por asunto
- la identificación del remitente
- la fecha del documento
- la paginación de resultados
Esto permite encontrar más rápidamente un documento archivado sin tener que revisar toda la lista manualmente.
Cuándo usar esta bandeja
Se recomienda utilizar la bandeja Archivados en situaciones como las siguientes:
- cuando se necesita consultar un documento que ya fue apartado de las bandejas activas
- cuando se requiere recuperar un documento archivado para continuar revisándolo
- cuando es necesario validar información histórica de un documento previamente gestionado
- cuando el usuario desea mantener su bandeja principal más organizada sin perder acceso a documentos anteriores
Diferencia entre archivar y eliminar
Archivar un documento no significa eliminarlo.
Cuando un documento se archiva, sigue disponible dentro de SGDOX y puede ser consultado o restaurado posteriormente.
La finalidad del archivado es organizar el trabajo y separar los documentos que ya no requieren atención inmediata, sin perder su acceso dentro del sistema.
Recomendaciones de uso
Para una gestión ordenada de esta bandeja, se recomienda:
apoyarse en el buscador y en la fecha para localizar documentos con mayor rapidez
archivar únicamente documentos que ya no requieran atención inmediata
utilizar esta bandeja como espacio de consulta histórica
restaurar solo aquellos documentos que realmente deban volver al trabajo activo
verificar cuidadosamente los documentos seleccionados antes de ejecutar una restauración masiva