La opción Informar permite poner un documento en conocimiento de otro usuario dentro de SGDOX.
En términos prácticos, informar un documento equivale a enviar una copia simple.
Esto significa que la otra persona podrá revisar el documento y tenerlo como referencia, pero sin trasladarle la responsabilidad principal de gestión o seguimiento.
Por ello, esta función se utiliza cuando se necesita que otro usuario conozca el contenido del documento, sin convertirlo en responsable directo del trámite.
Objetivo
Compartir un documento con otro usuario solo para conocimiento, dejando constancia del contexto o indicación correspondiente mediante un comentario.
Dónde se realiza
La opción Informar se utiliza principalmente sobre documentos de la Bandeja de Recibidos.
Puede ejecutarse desde:
- la barra de acciones de la bandeja Recibidos, seleccionando uno o varios documentos
- el detalle de un documento abierto desde Recibidos
Qué significa informar un documento
Cuando un documento se informa:
- el documento no se elimina de la bandeja principal del usuario que lo informa
- no se traslada la responsabilidad principal del trámite
- no se reasigna el documento
- no se crea un documento nuevo
Lo que hace SGDOX es poner ese documento en conocimiento de otro usuario, para que este lo vea en su bandeja de Informados.
Por eso, esta opción debe entenderse como una forma de compartir el documento para conocimiento, no como una derivación formal de la gestión.
Cuándo usar esta opción
Se recomienda utilizar Informar cuando:
- otra persona debe conocer el documento
- se necesita enviar una copia simple
- el documento debe ponerse en contexto de otro usuario sin cambiar su responsable principal
- se quiere mantener informada a una jefatura, compañero o área relacionada
- el usuario necesita compartir el documento como referencia o antecedente
Diferencia entre informar y reasignar
Es importante no confundir estas dos acciones.
Informar
Se utiliza para poner el documento en conocimiento de otro usuario.
Equivale a una copia simple.
Reasignar
Se utiliza para trasladar la responsabilidad del documento a otro usuario, de modo que este deba darle seguimiento o continuar su gestión.
Si lo que necesita es que otra persona solo conozca el documento, la opción correcta es Informar.
Si lo que necesita es que otra persona lo atienda como responsable, la opción correcta es Reasignar.
Cómo informar un documento desde Recibidos
Para informar un documento desde la bandeja Recibidos, siga estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Recibidos.
- Ubique el documento que desea informar.
- Seleccione uno o varios documentos, según corresponda.
- Pulse la opción Informar en la barra superior.
- Ingrese el comentario u observación correspondiente.
- Confirme la operación.
Una vez completado el proceso, el documento será compartido como informado.
Cómo informar un documento desde el detalle
También es posible informar un documento desde su pantalla de detalle.
Para hacerlo:
- Ingrese a Bandejas > Recibidos.
- Abra el documento que desea informar.
- En la barra de acciones del documento, pulse Informar.
- Ingrese el comentario correspondiente.
- Confirme la operación.
Esta alternativa resulta útil cuando primero se necesita revisar el contenido del documento antes de ponerlo en conocimiento de otra persona.
Importancia del comentario
Al informar un documento, SGDOX solicita ingresar un comentario.
Este comentario cumple una función importante, porque permite indicar al usuario informado:
- por qué se le comparte el documento
- qué aspecto debe revisar
- qué contexto debe tener presente
- cualquier observación necesaria para interpretar correctamente el documento
En la práctica, el comentario acompaña la acción de informar y ayuda a dar sentido al compartido.
Por eso, se recomienda redactarlo con claridad y suficiente contexto.
Qué ocurre después de informar
Cuando la acción se realiza correctamente:
- el documento sigue existiendo dentro de su flujo normal
- el usuario que informó conserva su gestión principal del documento
- el otro usuario pasa a verlo en su bandeja Informados
- el sistema registra el movimiento dentro de la trazabilidad documental
Esto permite compartir el documento sin alterar la responsabilidad principal del trámite.
Qué pasa con el usuario que recibe el documento informado
El usuario que recibe un documento informado lo verá en su bandeja:
Bandejas > Informados
Desde allí podrá:
- consultar el documento
- revisar quién lo envió
- leer el asunto
- revisar la fecha
- abrir el documento para ver su detalle
Debe recordarse que este documento llega como una copia simple para conocimiento, no necesariamente como documento de atención directa.
Qué debe entender el usuario
Informar un documento no significa:
- reasignarlo
- enviarlo definitivamente a otra persona para su gestión
- trasladar la responsabilidad principal
- eliminarlo de su propia atención
Significa únicamente ponerlo en conocimiento de otro usuario, manteniendo la responsabilidad principal donde corresponde.
Restricción práctica
La acción Informar está pensada para ejecutarse sobre documentos que el usuario está gestionando en Recibidos o que consulta desde su detalle correspondiente.
En la bandeja Informados, el enfoque principal es la consulta, no volver a informar el mismo documento desde esa misma vista.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- informar solo cuando otra persona realmente deba conocer el documento
- no usar esta opción si lo que se necesita es trasladar la responsabilidad del trámite
- redactar un comentario breve pero claro
- revisar el documento antes de informarlo, especialmente si se hará desde la bandeja
- verificar que el documento correcto esté seleccionado antes de confirmar