La bandeja Eliminados permite consultar y recuperar documentos que fueron retirados del trabajo activo del usuario.
En la operación normal de SGDOX, esta bandeja se utiliza principalmente para documentos en elaboración que fueron enviados a Eliminados desde la bandeja En Elaboración. Por ello, para el usuario final, puede entenderse como una papelera de trabajo para borradores o documentos que todavía no habían sido enviados de forma definitiva.
Eliminar un documento en SGDOX no significa borrarlo de manera permanente.
Lo que hace el sistema es retirarlo del entorno activo de elaboración y moverlo a la bandeja Eliminados, desde donde puede restaurarse posteriormente.
Dónde se encuentra
Para acceder a esta funcionalidad, ingrese a:
Bandejas > Eliminados
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja Eliminados sirve para:
- consultar documentos que fueron retirados del flujo activo
- localizar documentos eliminados por error
- recuperar borradores o documentos de trabajo
- devolver un documento a su fase activa cuando deba retomarse
En términos prácticos, esta bandeja funciona como un espacio de recuperación para documentos que ya no se desea mantener temporalmente en la bandeja En Elaboración, pero que aún pueden necesitarse posteriormente.
Cómo funciona la acción Eliminar
La acción Eliminar se ejecuta desde la bandeja En Elaboración.
Cuando el usuario selecciona uno o varios documentos en esa bandeja y pulsa Eliminar, SGDOX no borra el contenido del documento ni lo destruye.
Lo que hace es mover el documento a la bandeja Eliminados.
Qué implica esto para el usuario
Al eliminar un documento:
- el documento deja de verse en En Elaboración
- pasa a mostrarse en Eliminados
- conserva su información dentro del sistema
- puede restaurarse posteriormente
Por eso, esta acción debe entenderse como una eliminación lógica o de trabajo, no como una eliminación definitiva.
Restricción importante: qué documentos sí pueden eliminarse
En SGDOX, la acción Eliminar está pensada para documentos que todavía se encuentran en fase de elaboración.
Esto significa que, en la práctica, la bandeja Eliminados está orientada a borradores o documentos que aún no han salido definitivamente del flujo documental.
Restricción importante: qué documentos no pueden eliminarse
Por razones de trazabilidad documental, SGDOX no permite eliminar documentos de las siguientes bandejas:
- Recibidos
- Enviados
- Informados
- Reasignados
- Especiales Enviados
- Especiales Recibidos
Esta restricción es intencional y forma parte de una característica importante del sistema: preservar la trazabilidad documental.
Qué significa esto
Una vez que un documento ya forma parte del flujo documental formal, ha sido recibido, enviado, informado, reasignado o participa en un flujo especial, SGDOX conserva su registro dentro del sistema y no permite eliminarlo como si fuera un borrador.
Esto garantiza que:
- se mantenga el historial del documento
- pueda conocerse su recorrido dentro del flujo
- no se pierda evidencia de su existencia o gestión
- la institución conserve control sobre los movimientos documentales
En otras palabras, solo los documentos que aún están en trabajo o preparación pueden enviarse a Eliminados.
Los documentos que ya forman parte del circuito documental institucional permanecen registrados para proteger la integridad y la trazabilidad del proceso.
Qué documentos llegan normalmente a Eliminados
En el funcionamiento actual, los documentos que llegan a esta bandeja provienen principalmente de En Elaboración.
Esto significa que, en la práctica, aquí se concentran sobre todo:
- borradores
- documentos en preparación
- documentos que aún no habían sido enviados
- documentos retirados del trabajo activo antes de su salida final
Por ello, esta bandeja está especialmente relacionada con la gestión de documentos en fase de elaboración.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla. Cada fila corresponde a un documento que fue movido a Eliminados.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| De | Muestra el origen del documento o el usuario asociado a su elaboración. |
| Asunto | Presenta el tema principal del documento, permitiendo identificar rápidamente de qué trata. |
| Fecha | Muestra la fecha asociada al documento dentro de la bandeja. La vista también permite ordenar los registros por fecha. |
| Documento | Muestra la numeración o identificación del documento. |
Qué se puede hacer en esta bandeja
La acción principal disponible es:
Restaurar
Permite recuperar uno o varios documentos eliminados para devolverlos al flujo activo.
Esta es la acción más importante de la bandeja, ya que permite corregir eliminaciones realizadas por error o retomar documentos que deben volver a trabajarse.
Cómo funciona la restauración
Cuando el usuario pulsa Restaurar, SGDOX recupera el documento y lo devuelve a una bandeja activa.
En el uso normal del sistema, como los documentos eliminados provienen principalmente de En Elaboración, el comportamiento esperado para el usuario es que el documento vuelva a la bandeja En Elaboración para continuar su trabajo.
Consideración de funcionamiento
En la mayoría de casos, un documento eliminado se restaura para volver a trabajarse, especialmente cuando se trata de un borrador o documento en preparación.
Cómo usar esta bandeja
Para recuperar un documento eliminado, siga estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Eliminados.
- Revise la lista de documentos disponibles.
- Utilice la búsqueda o el orden por fecha para ubicar el documento que necesita.
- Seleccione el documento que desea recuperar.
- Pulse la opción Restaurar.
- Confirme la operación cuando el sistema lo solicite.
Una vez completado el proceso, el documento volverá a la bandeja activa que corresponda, normalmente En Elaboración.
Búsqueda y ordenamiento
La bandeja permite localizar documentos con mayor facilidad mediante:
- búsqueda por remitente
- búsqueda por asunto
- ordenamiento por fecha
Esto resulta útil cuando existen varios documentos eliminados y se necesita encontrar rápidamente uno específico.
Apertura de documentos en Eliminados
Los documentos de esta bandeja se abren principalmente para consulta de su detalle.
A diferencia de la bandeja En Elaboración, donde el documento abre directamente en modo edición, en Eliminados el comportamiento está orientado a revisar el documento y decidir si corresponde restaurarlo.
Cuándo usar esta bandeja
Se recomienda utilizar la bandeja Eliminados cuando:
- un documento fue eliminado por error
- un borrador debe retomarse
- un documento retirado del flujo debe volver a trabajarse
- el usuario necesita revisar documentos que fueron sacados temporalmente de la fase activa
Diferencia entre eliminar y borrar definitivamente
En SGDOX, eliminar un documento desde la bandeja de trabajo no significa borrarlo definitivamente del sistema.
Significa moverlo a la bandeja Eliminados para retirarlo del trabajo activo, manteniendo la posibilidad de recuperarlo después.
Esto aplica únicamente a documentos que todavía están en fase de elaboración.
Los documentos que ya forman parte de la trazabilidad documental institucional no pueden eliminarse desde sus bandejas, precisamente para proteger la integridad del historial y del recorrido documental.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
apoyarse en la búsqueda y la fecha para ubicar rápidamente el documento requerido
eliminar solo documentos que realmente deban salir del trabajo activo
recordar que los documentos eliminados pueden restaurarse
tener presente que esta acción aplica principalmente para borradores o documentos en elaboración
no esperar poder eliminar documentos ya integrados al flujo formal, como recibidos, enviados o informados
utilizar esta bandeja como espacio de recuperación de borradores