Ciudadanos
En SGDOX, un ciudadano es una persona externa a la institución que puede aparecer como remitente o destinatario de un documento.
Los ciudadanos no son usuarios internos del sistema. Su registro se utiliza para identificar correctamente a personas externas dentro de la gestión documental.
Para qué sirve
El registro de ciudadanos permite:
- identificar personas externas a la institución
- utilizarlas en procesos como ventanilla
- enviar documentos a destinatarios externos
- mantener orden y trazabilidad en la gestión documental con personas ajenas a la institución
Importante
Los ciudadanos deben ser creados o gestionados por los administradores o usuarios que tienen habilitado el permiso de crear ciudadanos.
Esto significa que no todos los usuarios del sistema pueden registrar ciudadanos.
La disponibilidad de esta función depende del perfil y de los permisos configurados por la institución.
Qué debe entender el usuario
En SGDOX, un ciudadano no funciona igual que un usuario interno.
| Tipo | Qué es |
|---|---|
| Usuario interno | Persona que tiene acceso a SGDOX y trabaja dentro de la institución. |
| Ciudadano | Persona externa registrada para enviar o recibir documentos, sin formar parte del equipo interno. |
Esta diferencia es importante para no confundir destinatarios internos con personas externas.
Cómo se utiliza
La pantalla de ciudadanos permite, según los permisos disponibles:
- buscar un ciudadano existente
- registrar un nuevo ciudadano
- consultar sus datos básicos
- reutilizar ese registro cuando se necesite en otros procesos del sistema
Cuándo se utiliza
Esta opción se usa principalmente cuando:
- una persona externa presenta un documento a la institución
- la institución necesita enviar un documento a una persona externa
- se requiere identificar a un ciudadano antes de registrar un trámite por ventanilla
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