La búsqueda intermedia permite localizar documentos y acceder a documentos de todos los usuarios utilizando varios filtros combinados, con un alcance mayor que la búsqueda general, pero limitado al área a la que pertenece el usuario.
Está pensada para usuarios que, por sus funciones, necesitan consultar documentos de otros funcionarios de su misma área sin tener que revisar bandejas una por una.
Objetivo
Localizar documentos del área del usuario mediante una búsqueda más precisa que la búsqueda general, utilizando filtros para reducir resultados y facilitar la consulta documental.
Qué permite hacer
| Funcionalidad | Descripción |
|---|---|
| Buscar documentos del área | Permite consultar documentos de otros usuarios que pertenezcan a la misma área del usuario. |
| Usar filtros combinados | Permite buscar por funcionario, fecha, tipo documental, bandeja o texto. |
| Reducir resultados | Ayuda a encontrar documentos con mayor precisión que la búsqueda rápida superior. |
| Abrir documentos permitidos | Los documentos encontrados pueden abrirse, siempre que no tengan restricción por confidencialidad. |
Alcance de la búsqueda
La búsqueda intermedia no consulta toda la institución.
Su alcance está limitado a los documentos del área del usuario. Esto significa que permite consultar documentos de otras personas, pero únicamente dentro de la misma área en la que trabaja quien realiza la búsqueda.
Ejemplo práctico
Si un usuario pertenece al área administrativa y tiene habilitada la búsqueda intermedia, podrá localizar documentos de otros funcionarios del área administrativa, aplicando filtros para encontrarlos con mayor facilidad.
Permiso necesario
La búsqueda intermedia no está disponible para todos los usuarios. Su habilitación depende del administrador institucional.
En la práctica, un usuario puede tener habilitada:
- búsqueda intermedia
- o búsqueda avanzada
Normalmente no tendrá ambas al mismo tiempo.
Si esta opción no aparece en el sistema, debe solicitar la revisión de su perfil al administrador institucional.
Dónde se encuentra
La búsqueda intermedia se encuentra en el menú de búsqueda documental, como una pantalla específica de consulta.
No forma parte de la barra general superior de búsqueda.
Filtros disponibles
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Funcionarios | Permite buscar documentos relacionados con uno o varios funcionarios del área. |
| Rango de fechas | Permite limitar la búsqueda a un período específico. |
| Área | Permite trabajar con el criterio de área disponible en el formulario. |
| Tipo de documento | Permite filtrar por la clase documental del documento buscado. |
| Bandeja | Permite limitar la búsqueda a una bandeja específica, como Recibidos, Enviados, Archivados, Reasignados o Informados. |
| Texto | Permite buscar coincidencias mediante palabras o frases relacionadas con el documento. |
Reglas antes de buscar
Antes de ejecutar la búsqueda, el sistema exige:
| Regla | Comportamiento |
|---|---|
| Al menos un criterio | Debe completarse al menos un filtro para que la búsqueda se ejecute. |
| Texto mínimo | Si se utiliza el campo Texto, debe ingresar al menos 3 caracteres. |
Si no se cumple alguna de estas condiciones, el sistema mostrará el mensaje correspondiente y no ejecutará la consulta.
Cómo realizar una búsqueda intermedia
- Ingrese a la pantalla Búsqueda intermedia.
- Complete uno o varios filtros según la información disponible.
- Si utiliza el campo Texto, ingrese al menos 3 caracteres.
- Pulse Buscar.
El sistema mostrará los documentos encontrados dentro del alcance del área del usuario y de sus permisos.
Qué muestran los resultados
Los resultados se presentan en una tabla documental. Normalmente se visualiza información como:
- Asunto
- Destinatarios
- Número de documento
- Fecha
- un fragmento o resumen del contenido
Esta tabla permite identificar rápidamente el documento y abrirlo cuando el acceso está permitido.
Cómo abrir un resultado
Para abrir un documento encontrado, haga clic sobre el asunto del resultado.
Si el documento no tiene restricciones de acceso, SGDOX abrirá su detalle para consulta.
Tratamiento de documentos confidenciales
La búsqueda intermedia también puede encontrar documentos confidenciales dentro del área del usuario. Sin embargo, el sistema protege su contenido.
| Comportamiento en documentos confidenciales | Resultado |
|---|---|
| Apertura del documento | No se permite |
| Presencia en resultados | Puede aparecer como coincidencia, pero con acceso restringido |
Esto significa que el documento puede ser detectado por la búsqueda, pero no puede ser consultado directamente.
Orden, paginación y limpieza
| Función | Descripción |
|---|---|
| Paginación | Cuando hay varios resultados, el sistema los distribuye por páginas. |
| Orden por fecha | La tabla puede presentarse ordenada cronológicamente para facilitar la revisión. |
| Limpiar búsqueda | Permite borrar texto, quitar filtros, limpiar fechas y reiniciar los resultados. |
Cuándo conviene usarla
Se recomienda utilizar la búsqueda intermedia cuando:
- necesita buscar documentos de otros usuarios de la misma área
- la búsqueda general devuelve demasiados resultados
- conoce parte de la información del documento, pero no toda
- necesita una consulta más precisa dentro de su propio entorno de trabajo
Recomendaciones de uso
- combine varios filtros cuando sea posible
- use texto claro y específico
- limite por fecha si conoce el período aproximado
- apoye la búsqueda con funcionario o bandeja cuando tenga ese dato
- recuerde que los documentos confidenciales pueden aparecer, pero no podrán abrirse ni mostrarán su asunto
- limpie la consulta antes de iniciar una búsqueda distinta
Resultado esperado
Al utilizar correctamente la búsqueda intermedia, el usuario puede localizar documentos de otros funcionarios de su misma área utilizando filtros combinados, revisar resultados de forma más precisa que en la búsqueda general y consultar los documentos permitidos, manteniendo la protección de los documentos confidenciales.