Documento especial
En SGDOX, un documento especial es un documento que requiere la participación de más de un firmante dentro del mismo proceso. En otras palabras, es un documento que van a firmar varias personas.
A diferencia de un documento normal, que usualmente es preparado y firmado por una sola persona, el documento especial está pensado para casos en los que deben intervenir varios responsables antes de que el documento quede completamente firmado.
Por eso, SGDOX lo trata con una lógica distinta y lo muestra luego en la bandeja Especial, donde puede revisarse su estado de avance mediante el indicador de firmas.
Objetivo
Permitir la elaboración y gestión de documentos que deben ser firmados por más de una persona, manteniendo el control de quién ya firmó, quién falta por firmar y cuál es el estado actual del documento.
Cuándo corresponde usar un documento especial
Se recomienda utilizar un documento especial cuando el documento:
- debe ser firmado por varios remitentes
- requiere más de una firma electrónica
- debe circular entre varios firmantes antes de quedar concluido
- no puede resolverse con una sola firma
En términos prácticos, si el documento necesita varias firmas dentro del mismo flujo, debe manejarse como documento especial.
Cómo identifica SGDOX un documento especial
En la elaboración del documento, SGDOX reconoce este comportamiento cuando el documento se prepara con más de un remitente en el campo De.
Es decir, si en el campo De se selecciona a más de una persona, el sistema lo tratará como un documento especial y aplicará el flujo correspondiente de múltiples firmas.
Esto significa que el documento ya no seguirá el mismo tratamiento de un documento simple de un solo firmante.
Cómo generar un documento especial
Para generar un documento especial, siga estos pasos:
- Ingrese a la opción Nuevo para crear un documento.
- Complete la información general del documento, como:
- tipo de documento
- asunto
- destinatario
- contenido
- categoría, si corresponde
- En el campo De, seleccione a más de una persona como remitente.
- Complete el contenido del documento y, si corresponde, adjunte archivos de respaldo.
- Guarde el documento.
- Revise la vista previa en PDF.
- Continúe con el proceso de firma y envío según corresponda.
Al definir más de un remitente, SGDOX lo tratará como un documento especial y aplicará la lógica de múltiples firmas.
Qué debe entender el usuario al crear un documento especial
Cuando un documento se genera como especial:
- no se convierte en varios documentos distintos
- sigue siendo un solo documento
- pero su proceso de firma se distribuye entre varios participantes
- el sistema controla cuántas firmas ya se completaron y cuántas faltan
Esto permite que todos los firmantes participen dentro del mismo flujo documental, sin perder la relación entre ellos.
Campos que deben revisarse con especial cuidado
Al preparar un documento especial, conviene revisar con atención:
De
Debe incluir correctamente a los remitentes que participarán en la firma del documento.
Este es el campo más importante para este tipo de documento, porque determina que el flujo se trate como especial.
Para
Debe identificar correctamente al destinatario del documento.
Asunto
Debe describir claramente el contenido del documento.
Contenido
Debe quedar completamente revisado antes de iniciar el proceso de firma.
Adjuntos
Si el documento requiere anexos, estos deben cargarse antes del envío.
Qué ocurre después de crear el documento especial
Una vez creado, el documento puede seguir su proceso normal de preparación:
- edición
- revisión
- adjuntos
- vista previa
- firma
- envío
Sin embargo, al momento de firmarlo y enviarlo, SGDOX lo manejará bajo la lógica de documento especial.
Esto significa que el documento pasará al flujo de múltiples firmas y podrá consultarse posteriormente en la bandeja Especial.
Firma de un documento especial
El documento especial está diseñado para que varias personas firmen el mismo documento.
Por eso, el proceso no se limita a una sola firma.
A medida que las firmas se vayan completando, SGDOX actualizará su estado.
En la bandeja de documentos especiales, el sistema muestra este avance con el formato:
X de Y firmados
Esto indica:
- X = número de firmas ya realizadas
- Y = número total de firmas requeridas
Por ejemplo:
- 1 de 3 firmados significa que una persona ya firmó y faltan dos firmas
- 3 de 3 firmados significa que el documento ya completó todas sus firmas
Dónde se consulta un documento especial
Una vez generado y enviado al flujo especial, el documento puede revisarse en:
Bandejas > Especial
Allí el usuario puede consultar tanto los documentos especiales recibidos como los enviados, y verificar su estado de firmas.
Qué muestra la bandeja Especial
En la bandeja de documentos especiales, el usuario puede revisar información como:
- remitente
- asunto
- fecha
- numeración del documento
- estado de firmas
La información más importante en esta bandeja es el avance de firmas, mostrado como:
X de Y firmados
Esto permite conocer rápidamente si el documento ya concluyó su circuito de firmas o si todavía faltan
participantes por firmar.
Paso final después de completar todas las firmas
Este es un punto muy importante:
Cuando el documento especial ya aparece con todas sus firmas completadas, por ejemplo:
3 de 3 firmados
eso significa que ya terminaron de firmar todos los participantes requeridos, pero todavía falta el paso final de envío.
En ese momento, el usuario que creó o preparó el documento especial debe:
- volver a abrir el documento especial
- revisar que el estado muestre todas las firmas completadas
- utilizar la opción Firmar y enviar
Solo después de esta acción el documento se envía definitivamente dentro del flujo documental.
Qué pasa al abrir un documento especial
Cuando el usuario abre un documento especial, SGDOX no lo muestra como un documento común.
El sistema abre el detalle especial del documento, donde se mantiene el contexto de múltiples firmas y el seguimiento propio de este tipo de flujo.
Esto permite revisar mejor su estado, sus participantes y su condición dentro del proceso documental.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente un documento especial, se recomienda:
- usar esta modalidad solo cuando realmente se necesiten varias firmas
- verificar cuidadosamente quiénes se colocan en el campo De
- revisar el contenido antes de iniciar el proceso de firma
- confirmar que el documento esté completo antes de enviarlo
- dar seguimiento posterior en la bandeja Especial
- revisar el indicador X de Y firmados para saber si aún faltan firmas
Diferencia entre documento normal y documento especial
Documento normal
Se utiliza cuando el documento requiere una sola firma o un solo remitente principal.
Documento especial
Se utiliza cuando el documento requiere varias firmas dentro del mismo flujo.
Si el documento debe ser firmado por más de una persona, lo correcto es manejarlo como documento especial.