Bandeja de Informados
La bandeja Informados permite consultar los documentos que han sido compartidos con el usuario únicamente para conocimiento.
En términos prácticos, esta bandeja funciona como el equivalente a una copia simple dentro del flujo documental. Esto significa que el usuario recibe el documento para estar enterado de su contenido, antecedentes o avance, pero no necesariamente como responsable principal de su gestión.
Su finalidad es permitir que una persona conozca un documento sin que ello implique, por sí solo, que deba tramitarlo directamente.
Dónde se encuentra
Para acceder a esta funcionalidad, ingrese a:
Bandejas > Informados
Qué significa un documento informado
Un documento informado es aquel que ha sido puesto en conocimiento del usuario dentro de SGDOX.
Esto equivale a recibir una copia simple del documento: el usuario puede consultarlo, revisarlo y tenerlo como referencia, pero el trámite principal puede seguir estando a cargo de otra persona, unidad o dependencia.
Por esta razón, la bandeja Informados permite diferenciar claramente entre:
- documentos que el usuario debe gestionar directamente
- documentos que solo le fueron comunicados para conocimiento
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja Informados sirve para:
- consultar documentos que fueron compartidos al usuario para conocimiento
- revisar información relacionada con un trámite sin asumir necesariamente su gestión principal
- mantener seguimiento informativo sobre documentos relevantes
- conservar visibilidad sobre comunicaciones en las que el usuario fue incluido en calidad de copia simple
- diferenciar los documentos informativos de los documentos que exigen una acción directa
Esta bandeja resulta especialmente útil cuando el usuario debe estar enterado de un asunto, pero no es quien debe tramitarlo formalmente.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla. Cada fila corresponde a un documento informado al usuario.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| De | Muestra el remitente del documento, es decir, el usuario, área o dependencia desde donde fue generado o compartido. |
| Asunto | Presenta el tema principal del documento, lo que permite identificar rápidamente de qué trata la comunicación. |
| Fecha | Muestra la fecha asociada al documento dentro de la bandeja. Este dato permite ubicar cronológicamente cuándo el documento fue puesto en conocimiento del usuario. |
| Documento | Muestra la numeración o identificación del documento. Si el documento cuenta con firma electrónica, SGDOX puede mostrar también el ícono correspondiente, según el comportamiento general del sistema. |
Uso principal de esta bandeja
La bandeja Informados está orientada principalmente a la consulta.
En el funcionamiento actual, no se observan acciones masivas relevantes como las que existen en otras bandejas de trabajo, por ejemplo:
- archivar
- reasignar
- restaurar
Esto confirma que su finalidad principal no es la gestión operativa del documento, sino su consulta como documento compartido para conocimiento.
Qué puede hacer el usuario en esta bandeja
Desde esta bandeja, el usuario puede principalmente:
- revisar los documentos que le fueron informados
- identificar quién los remitió
- consultar el asunto y la fecha
- abrir el documento para ver su detalle
- ubicar documentos informativos mediante la búsqueda
Por ello, esta bandeja funciona como un espacio de consulta documental y no como una bandeja de trámite principal.
Búsqueda de documentos
La bandeja Informados permite filtrar documentos mediante la barra de búsqueda.
La búsqueda puede realizarse principalmente por:
- remitente
- asunto
Esto facilita ubicar rápidamente un documento específico cuando existen varios registros dentro de la bandeja.
Cuándo usar esta bandeja
Se recomienda utilizar la bandeja Informados cuando el usuario necesite:
- revisar documentos que le fueron compartidos solo para conocimiento
- consultar comunicaciones en las que fue incluido como copia simple
- mantenerse enterado de un trámite sin ser su responsable principal
- localizar información documental relacionada con su gestión
- diferenciar documentos de seguimiento informativo frente a documentos que requieren acción directa
Diferencia entre Informados y otras bandejas
A diferencia de bandejas como Recibidos o En Elaboración, la bandeja Informados no está diseñada como espacio principal de gestión.
Su función es permitir que el usuario tenga acceso a una copia simple del documento dentro del sistema, para conocimiento, seguimiento o referencia, sin asumir necesariamente la responsabilidad principal del trámite.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta bandeja, se recomienda:
considerar que los documentos aquí visibles equivalen, en la práctica, a una copia simple dentro del flujo documental
revisar esta sección cuando necesite mantenerse informado sobre documentos relacionados con su gestión
utilizar el buscador para localizar con rapidez documentos por remitente o asunto
abrir el documento cuando necesite consultar su contenido o detalle
no confundir esta bandeja con una bandeja de trámite principal
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