Documentación oficial de SGDOX

FAQ: Soporte y Uso General

  1. ¿A quién debo pedir ayuda si no veo una opción en el sistema?
    Primero confirme si la función corresponde a su perfil. Si es así, solicite la revisión de permisos al administrador institucional.
  2. ¿Dónde puedo encontrar más información general sobre SGDOX?
    Para información comercial o institucional, puede consultar el sitio oficial de SGDOX.
  3. ¿Cómo solicito soporte si algo no me funciona?
    Debe utilizar los canales de soporte definidos específicamente por su empresa o institución.
  4. ¿Qué hago si creo que el sistema está fallando?
    Revise primero si faltan campos obligatorios o permisos. Si el problema persiste, repórtelo por el canal de soporte institucional.
  5. ¿Qué hago si no sé en qué bandeja buscar un documento?
    Puede utilizar la búsqueda general o, si tiene permisos, la búsqueda intermedia o avanzada.
  6. ¿Dónde puedo revisar qué ha pasado con un documento?
    En la pestaña Recorrido, donde el sistema muestra la trazabilidad completa del documento.
  7. ¿Dónde obtengo un certificado electrónico para firmar documentos?
    Debe obtenerse a través de una entidad habilitada en Ecuador (Registro Civil, Security Data, Uanataca, ANFAC, entre otras). Confirme con su institución qué tipo de certificado necesita antes de adquirirlo.
  8. ¿Cómo encuentro a las personas en los campos Para, De o Copia?
    En los campos Para, De y Copia, comience a escribir el nombre, apellido o cargo de la persona. El sistema desplegará automáticamente una lista de sugerencias que coincidan con su búsqueda para que pueda seleccionar el perfil correcto en cada caso.

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Finalidad indicada por el sitio: Atender consultas sobre el uso de SGDOX mediante orientación basada en la documentación publicada en este portal y mantener temporalmente el contexto necesario para responder preguntas relacionadas dentro de una misma conversación.

El historial persistente está activado: este sitio puede guardar consultas, respuestas, fuentes, identificadores y datos técnicos, también en las respuestas locales.

La memoria temporal está activada, con una expiración configurada de 30 minutos de inactividad. Puede existir aunque el historial persistente esté desactivado.

No hay eliminación automática de registros persistentes habilitada con un plazo efectivo. Desactivar el historial no elimina datos anteriores.

Los registros pueden conservar la IP real y su hash.

El proveedor configurado es OpenAI. Cuando se consulta al modelo, se pueden enviar la pregunta, fragmentos de las fuentes y contexto conversacional limitado. Esta respuesta informativa es local y no consulta al proveedor.

El navegador puede conservar identificadores de sesión y conversación y preferencias del widget. Este resumen describe Aurora, no todos los servicios del sitio.

El sitio no ha configurado aquí un canal para ejercer derechos. Consulta su información institucional. El asistente no ejecuta solicitudes de eliminación.

Información complementaria del administrador: Estás interactuando con Aurora, un asistente de inteligencia artificial. Sus respuestas pueden contener errores; verifica las fuentes y la documentación vigente antes de aplicar sus indicaciones. No compartas contraseñas, códigos de verificación, certificados o claves de firma electrónica, documentos institucionales ni datos personales propios o de terceros. Para resolver problemas de tu cuenta o casos particulares de tu institución, utiliza los canales oficiales de soporte establecidos por ella.