Bandeja de entrada compartida
La Bandeja de entrada compartida permite consultar documentos que otro usuario ha puesto a disposición mediante la opción de compartir su bandeja de entrada.
No se trata de una bandeja normal del flujo documental.
Es una vista de consulta que permite revisar documentos compartidos bajo un contexto específico, acompañado por una nota general registrada al momento de realizar el compartido.
Para qué sirve
Esta funcionalidad sirve para que un usuario pueda revisar documentos de entrada de otro usuario cuando ese acceso le ha sido compartido expresamente.
Su utilidad principal está en escenarios de apoyo, seguimiento, supervisión o consulta interna.
Cómo se origina
La funcionalidad se genera desde la opción Compartir bandeja de entrada.
En esa pantalla, el usuario que comparte registra:
- el destinatario del compartido
- una nota
- el contexto de compartición de su bandeja
En la implementación actual, el formulario está orientado a compartir la bandeja de entrada dentro de ese contexto, no a seleccionar manualmente documentos individuales uno por uno.
Qué ve el usuario que recibe el compartido
Cuando existe un compartido activo, el usuario receptor puede consultar la información en la bandeja compartida.
Qué significa cada columna
| Campo | Descripción |
|---|---|
| De | Muestra el remitente del documento. |
| Asunto | Permite identificar rápidamente el tema principal del documento. |
| Fecha | Muestra la fecha asociada al documento dentro de la bandeja compartida. |
| Documento | Presenta la numeración o identificación documental. |
| Notas | Muestra la observación general asociada al compartido activo. Esta nota no funciona como un comentario independiente por cada documento, sino como el contexto general bajo el cual se compartió el acceso a la bandeja. |
Cómo funciona la búsqueda
La bandeja compartida permite realizar búsqueda sobre los documentos mostrados.
La búsqueda filtra por:
- remitente
- asunto
Esto permite ubicar con mayor rapidez un documento específico dentro de la información compartida.
Qué debe entender el usuario
La bandeja de entrada compartida:
- no reemplaza a Recibidos
- no convierte al usuario receptor en responsable principal del trámite
- no equivale a una reasignación
- funciona como una vista de consulta sobre documentos compartidos por otro usuario
Resultado esperado
Al utilizar correctamente esta funcionalidad, el usuario puede consultar documentos de la bandeja de entrada de otro usuario cuando ese acceso ha sido compartido expresamente, visualizar la nota general del compartido y ubicar documentos mediante búsqueda por remitente o asunto.
Última actualización: