Enviar documentos a ciudadanos externos
En SGDOX, enviar un documento a un ciudadano funciona de forma muy similar a enviarlo a un usuario interno.
El ciudadano puede seleccionarse en los campos Para y Copia, igual que cualquier otro destinatario disponible dentro del sistema.
Cómo identificar a un ciudadano
Cuando un ciudadano aparece en la lista de destinatarios, SGDOX lo diferencia de dos maneras:
- después de su nombre se muestra la identificación (Ciudadano)
- su nombre aparece en color verde
En cambio, los usuarios internos del sistema se muestran en color azul.
Esto permite al usuario reconocer fácilmente si está seleccionando a una persona externa o a un destinatario interno.
Envío combinado
SGDOX permite enviar un documento mezclando destinatarios en los campos Para y Copia, incluyendo al mismo tiempo:
- ciudadanos
- usuarios internos
Esto significa que un mismo documento puede dirigirse tanto a personas externas como a usuarios de la institución, según la necesidad del trámite o la comunicación.
Qué ocurre al enviar
Cuando el documento se envía, SGDOX lo remite a la bandeja o destino correspondiente según el tipo de destinatario seleccionado.
Por ello, aunque el proceso de selección se realiza desde los mismos campos, el sistema diferencia internamente si el destinatario es un ciudadano o un usuario interno.
Recomendación
Antes de enviar el documento, revise cuidadosamente los destinatarios seleccionados y confirme si corresponde incluir:
- ciudadanos en Para o Copia
- usuarios internos en Para o Copia
- o una combinación de ambos
La diferencia de color y la etiqueta (Ciudadano) ayudan a verificar correctamente esta información antes del envío.
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