La bandeja En Elaboración reúne los documentos que aún se encuentran en preparación y que todavía no han sido enviados de forma definitiva dentro del flujo documental.
Es una de las bandejas más importantes para el trabajo diario del usuario, porque desde aquí se continúan redactando, ajustando, revisando y preparando los documentos antes de su envío o firma.
Dónde se encuentra
Para acceder a esta funcionalidad, ingrese a:
Bandejas > En Elaboración
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja En Elaboración sirve para trabajar con documentos que todavía están en construcción.
Desde aquí el usuario puede:
- continuar redactando un documento
- realizar correcciones o ajustes
- revisar su contenido antes del envío
- completar datos faltantes
- adjuntar archivos
- reasignar el documento a otro usuario
- enviarlo directamente
- firmarlo y enviarlo, cuando corresponda
- eliminarlo del flujo activo si ya no debe continuar
En términos prácticos, esta bandeja concentra los documentos que aún no han concluido su fase de preparación.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla. Cada fila corresponde a un documento que sigue en estado de elaboración.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| De | Muestra el origen del documento o el usuario asociado a su elaboración. |
| Asunto | Presenta el tema principal del documento, permitiendo identificar rápidamente de qué trata. |
| Tags | Muestra las etiquetas asociadas al documento, cuando hayan sido definidas. Estas etiquetas ayudan a clasificar o reconocer mejor el documento dentro de la bandeja. |
| Reasignado por | Indica qué usuario realizó una reasignación, cuando el documento llegó a esta bandeja a través de ese mecanismo. |
| Fecha | Muestra la fecha asociada al documento dentro de la bandeja. Esta columna también sirve para ubicarlo cronológicamente dentro del trabajo pendiente. |
| Documento | Presenta la numeración o identificación del documento. Si el documento ya cuenta con firma electrónica, SGDOX puede mostrar también el ícono correspondiente. |
Comportamiento especial de esta bandeja
La bandeja En Elaboración tiene un comportamiento distinto al de otras bandejas de consulta.
Cuando el usuario hace clic sobre un documento de esta bandeja, SGDOX abre directamente la pantalla de edición del documento.
Esto significa que el documento no se abre primero en modo de detalle o solo lectura, sino en el espacio donde puede seguir siendo modificado.
Por esa razón, esta es una de las bandejas más operativas del sistema, junto con Recibidos.
Qué puede hacer el usuario en esta bandeja
Desde la bandeja En Elaboración, el usuario puede continuar todo el trabajo previo al envío final del documento.
Dependiendo del estado del documento y de los permisos disponibles, esta bandeja permite ejecutar acciones como:
- editar el contenido
- completar información pendiente
- revisar adjuntos
- eliminar documentos
- reasignarlos
- enviarlos
- firmarlos y enviarlos
Acciones disponibles
En la parte superior de esta bandeja se muestran las principales acciones de trabajo sobre los documentos seleccionados.
Eliminar
Permite mover los documentos seleccionados a la bandeja Eliminados.
Esta acción se utiliza cuando el documento ya no debe continuar en elaboración o cuando fue creado por error y debe retirarse del entorno activo.
Reasignar
Permite derivar el documento a otro usuario.
Al ejecutar esta acción, SGDOX abre la ventana de reasignación para registrar el comentario correspondiente y completar la operación.
En documentos en elaboración, esta funcionalidad tiene un comportamiento especial, ya que puede permitir que otro usuario continúe trabajando el mismo documento.
Enviar
Permite remitir el documento dentro del flujo documental sin necesidad de firma electrónica, cuando el proceso institucional así lo permita.
Esta acción se utiliza cuando el documento ya está listo para salir del estado de elaboración y no requiere firma previa antes de su envío.
Firmar y enviar
Permite iniciar el flujo de firma electrónica y envío del documento.
Esta opción se utiliza cuando el documento debe ser firmado electrónicamente antes de continuar su trámite o despacho.
Qué solicita la opción Firmar y enviar
Cuando el usuario selecciona Firmar y enviar, SGDOX abre el proceso de firma electrónica.
En este flujo, el sistema solicita:
- cargar el certificado electrónico
- ingresar la contraseña del certificado
- confirmar la acción de firma y envío, cuando corresponda
Una vez completados estos datos, el sistema ejecuta la firma electrónica sobre el documento y continúa con su envío.
Reasignación en documentos en elaboración
Cuando un documento en esta bandeja es reasignado, SGDOX puede manejarlo de forma distinta a un documento ya finalizado.
En este caso:
- el usuario que reasigna sigue viendo el documento en Reasignados
- el usuario que lo recibe lo ve en su propia bandeja En Elaboración
- ambos pueden ingresar al mismo documento mientras continúe en fase de elaboración
Esto significa que la reasignación, en este contexto, también puede utilizarse como una forma de trabajo compartido sobre un mismo documento antes de su envío definitivo.
Búsqueda de documentos
La bandeja incluye una herramienta de búsqueda para localizar documentos específicos.
La búsqueda puede realizarse principalmente por:
- remitente
- asunto
Esto facilita encontrar rápidamente un documento cuando existen varios registros en elaboración.
Cuándo usar esta bandeja
Se recomienda utilizar la bandeja En Elaboración cuando el documento:
- todavía se está redactando
- aún requiere cambios o correcciones
- necesita revisión antes del envío
- debe completarse con información adicional
- requiere adjuntos u otros ajustes
- debe ser reasignado para continuar su elaboración
- debe firmarse antes de salir
Recomendaciones de uso
Para trabajar correctamente en esta bandeja, se recomienda:
coordinar con otro usuario si el documento fue reasignado y ambos pueden editarlo
revisar el documento antes de enviarlo
verificar que los campos obligatorios estén completos
guardar los cambios realizados durante la elaboración
usar las etiquetas cuando ayuden a identificar mejor el documento
confirmar si el envío requiere firma electrónica o no
tener cuidado al eliminar documentos seleccionados