En SGDOX, un expediente permite agrupar y gestionar información relacionada con un trámite o proceso de forma ordenada. Cada expediente tiene un NUT, un tipo de expediente, un nombre descriptivo, un estado, participantes con permisos y, según la configuración institucional, campos dinámicos y archivos adjuntos.
Cuando un expediente todavía no ha sido enviado, SGDOX le asigna una numeración temporal. Una vez que se envía a participantes, el sistema le asigna su numeración formal y cambia su estado. Por eso, para el usuario es importante distinguir entre guardar, enviar a participantes y finalizar expediente, ya que cada acción cambia el estado y el uso posterior del expediente.
Dónde se encuentra
La opción Expedientes se encuentra en el menú correspondiente del sistema.
Desde allí, el usuario puede:
- consultar expedientes existentes
- buscar expedientes
- crear un expediente nuevo, si tiene permisos
- crear tipos de expediente, si tiene permisos específicos
Qué muestra la pantalla principal
La pantalla principal de expedientes presenta una lista con la información general de cada expediente.
Normalmente se visualizan datos como:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código / NUT | Identificación del expediente. Puede ser temporal o definitiva. |
| Nombre | Nombre descriptivo del expediente. |
| Descripción | Resumen o detalle general del expediente. |
| Estado | Situación actual del expediente, por ejemplo borrador, en curso o completado. |
| Fechas | Información de creación o actualización. |
También incluye una barra de búsqueda para localizar expedientes por nombre, código, descripción o estado.
Estados del expediente
SGDOX puede mostrar el expediente en distintos estados.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | El expediente todavía está en preparación. |
| En curso | El expediente ya fue enviado a participantes y continúa en gestión. |
| Completado | El expediente fue finalizado y ya no puede modificarse normalmente. |
| Cerrado / Inactivo | Estado de cierre o no uso, según la configuración visible. |
Cómo crear un expediente
Para crear un expediente:
- Ingrese a Expedientes.
- Pulse Crear expediente.
- Complete la información principal.
- Agregue participantes si corresponde.
- Complete los campos adicionales configurados para ese tipo de expediente.
- Guarde o envíe según el estado en que deba quedar.
Información principal del expediente
En la creación y edición del expediente, SGDOX muestra una sección de Información del expediente.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| NUT | Número del expediente. Si aún no ha sido formalizado, puede mostrarse una numeración temporal. |
| Estado | Estado actual del expediente. |
| Tipo de expediente | Clase de expediente configurada por la institución. |
| Nombre descriptivo del expediente | Nombre principal con el que se identificará el expediente. |
| Descripción | Información general o detalle complementario del expediente. |
Tipo de expediente
El campo Tipo de expediente define la clase del expediente que se va a crear.
Ese tipo no lo crea el usuario final. Lo configura previamente la institución y puede incluir diferentes clases según su forma de trabajo.
La selección del tipo es importante porque puede definir:
- el comportamiento del expediente
- los campos adicionales que debe completar el usuario
- ciertas reglas de uso dentro del sistema
Participantes del expediente
Cada expediente puede tener participantes con distintos niveles de acceso.
Roles disponibles
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador | Tiene mayor control sobre el expediente. |
| Creador | Participa en la creación y gestión inicial. |
| Editor | Puede trabajar sobre el expediente y su contenido, según el estado. |
| Visualizador | Solo puede consultar la información. |
Cómo agregar participantes
El sistema permite buscar usuarios internos y agregarlos al expediente con un rol determinado.
Para hacerlo:
- Busque al usuario.
- Seleccione el rol que tendrá.
- Pulse la opción para agregarlo.
Campos dinámicos
Según el tipo de expediente, SGDOX puede mostrar campos adicionales configurados por la institución.
Estos campos pueden variar y pueden incluir, por ejemplo:
- textos
- listas desplegables
- fechas
- números
- documentos vinculados
- adjuntos específicos
Por eso, no todos los expedientes se ven exactamente igual. El formulario depende del tipo de expediente seleccionado.
Archivos adjuntos
El expediente puede incluir archivos adjuntos, dependiendo de la configuración y de los campos habilitados.
Estos archivos pueden servir como respaldo, evidencia o documentación asociada al trámite.
Diferencia entre Guardar, Enviar a participantes y Finalizar expediente
Esta parte es importante para el usuario:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Guardar | Conserva el expediente como borrador o actualiza sus cambios. |
| Enviar a participantes | Formaliza el expediente para que continúe en gestión con sus participantes. |
| Finalizar expediente | Marca el expediente como completado o finalizado. |
Qué debe entender el usuario
- Guardar sirve para seguir trabajando el expediente sin cerrarlo.
- Enviar a participantes hace que el expediente pase de borrador a un estado activo o en curso.
- Finalizar expediente cierra el ciclo del expediente y limita su modificación posterior.
Numeración temporal y numeración final
Cuando un expediente todavía está en borrador, SGDOX puede mostrar una numeración temporal.
Esto significa que el expediente aún no ha sido formalizado.
Una vez que el usuario utiliza Enviar a participantes, el sistema:
- cambia el estado del expediente
- deja de usar la numeración temporal
- asigna la numeración formal del expediente
Qué pasa cuando el expediente ya fue finalizado
Cuando un expediente ha sido finalizado, el sistema restringe su modificación.
En ese estado, normalmente ya no se puede editar libremente y el expediente queda como registro concluido, permitiendo principalmente la consulta y descarga de archivos.
Búsqueda de expedientes
La pantalla de expedientes incluye una barra de búsqueda.
El usuario puede localizar expedientes por:
- nombre
- código o NUT
- descripción
- estado
Esto facilita encontrar rápidamente un expediente sin revisar toda la lista manualmente.
Recomendaciones de uso
- seleccione correctamente el tipo de expediente
- asigne un nombre descriptivo claro
- agregue solo los participantes necesarios
- revise bien la información antes de enviar a participantes
- utilice Guardar si el expediente todavía está en preparación
- utilice Finalizar expediente solo cuando el trámite realmente haya concluido