La bandeja de documentos especiales está destinada a la gestión de documentos con múltiples firmas.
A diferencia de un documento normal, que generalmente es firmado y enviado por un solo remitente, un documento especial permite que intervengan varios firmantes dentro del mismo proceso, de modo que el sistema pueda controlar quiénes ya firmaron, quiénes faltan por firmar y en qué estado se encuentra el documento.
Este tipo de bandeja existe para dar seguimiento a documentos que, por su naturaleza, requieren la participación de más de una persona antes de quedar completamente formalizados.
Qué es un documento especial
En SGDOX, un documento especial es un documento que sigue un flujo particular de firma porque requiere más de una firma electrónica.
Esto significa que el documento no depende de la firma de una sola persona, sino que debe ser suscrito por varios participantes previamente definidos dentro del proceso.
Por esta razón, SGDOX lo trata de forma distinta a un documento estándar y le asigna una bandeja específica para su consulta y seguimiento.
Para qué sirve esta bandeja
La bandeja de documentos especiales permite al usuario:
- consultar documentos que requieren múltiples firmas
- revisar cuáles documentos especiales ha recibido
- revisar cuáles documentos especiales ha enviado
- verificar el avance del proceso de firmas
- identificar cuántos firmantes ya completaron su firma
- saber cuántas firmas faltan para completar el documento
- abrir el detalle especial del documento
- dar seguimiento al estado del trámite sin necesidad de revisar cada documento de forma manual
En otras palabras, esta bandeja sirve para controlar el ciclo de firma compartida de documentos que requieren la participación de varios usuarios.
Dónde se encuentra
Para ingresar a esta funcionalidad, acceda a:
Bandejas > Especial
Dentro de esta opción, SGDOX presenta una vista específica para los documentos con múltiples firmas.
Cambio entre Recibidos y Enviados
En la parte superior de esta bandeja existe un control que permite alternar entre dos vistas:
- Recibidos
- Enviados
Además, el sistema muestra contadores visibles para ambas vistas, lo que permite conocer cuántos documentos especiales existen en cada una.
Recibidos
Muestra los documentos especiales que han llegado al usuario y sobre los cuales puede tener participación dentro del proceso de firma o seguimiento.
Enviados
Muestra los documentos especiales generados o remitidos por el usuario, permitiéndole controlar cómo avanza la recolección de firmas.
Esta distinción es importante, porque un usuario puede necesitar revisar tanto los documentos especiales que debe atender como aquellos cuyo avance necesita monitorear.
Qué muestra esta bandeja
La información se presenta en una tabla. Cada fila corresponde a un documento especial.
Entre los datos visibles se encuentran:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| De | Indica el remitente del documento o el origen desde el cual fue generado o enviado. |
| Asunto | Muestra el tema principal del documento, lo que permite identificar rápidamente el contenido del trámite. |
| Fecha | Muestra la fecha asociada al documento o a su movimiento dentro del proceso. |
| Documento | Presenta la numeración o identificación del documento. Cuando el documento ya tiene firma electrónica incorporada, SGDOX muestra además un ícono de firma para identificarlo visualmente. |
| Estado de firmas | En los documentos especiales, uno de los datos más importantes es el avance de firmas. SGDOX muestra este avance con el formato: X de Y firmados Esto significa: X: número de firmas ya completadas Y: número total de firmas requeridas Por ejemplo: 1 de 2 firmados significa que una persona ya firmó y faltan dos firmas 3 de 3 firmados significa que el documento ya completó todas las firmas requeridas  Esta visualización permite al usuario conocer de inmediato el estado real del documento sin necesidad de abrirlo |
Comportamiento visual
La bandeja utiliza indicadores visuales para facilitar la revisión de documentos:
Documentos no leídos
Los documentos especiales que aún no han sido revisados por el usuario se muestran resaltados dentro de la tabla.
Documentos firmados
Cuando el documento ya tiene firma electrónica, se presenta un ícono adicional de firma junto a su identificación.
Estado de avance
El formato X de Y firmados permite reconocer rápidamente si el documento sigue en proceso o si ya completó todas las firmas.
Búsqueda
La bandeja permite buscar documentos especiales utilizando principalmente los siguientes criterios:
- remitente
- asunto
Esta función facilita la localización de un documento cuando existen varios registros en la bandeja.
Cómo interpretar el avance de firmas
El dato X de Y firmados es clave en esta bandeja, porque resume el estado del documento dentro del proceso de firma compartida.
Su interpretación es la siguiente:
- si el número de firmas completadas es menor al total requerido, el documento sigue pendiente
- si el número de firmas completadas coincide con el total requerido, el documento ya completó su circuito de firmas
- mientras existan firmas pendientes, el documento todavía no ha concluido totalmente su proceso especial
Esto permite al usuario saber si el documento aún está en tránsito entre firmantes o si ya alcanzó su estado final de firma.
Cómo trabajar en esta bandeja
Para consultar correctamente los documentos con múltiples firmas, se recomienda seguir estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Especial.
- Seleccione la vista Recibidos o Enviados, según lo que necesite revisar.
- Utilice los contadores visibles para identificar la cantidad de documentos en cada vista.
- Revise la tabla y observe especialmente la columna de avance de firmas.
- Use el buscador si necesita localizar un documento por remitente o asunto.
- Haga clic sobre el documento para abrir su detalle especial.
- Verifique si el documento aún tiene firmas pendientes o si ya completó el total requerido.
Recomendaciones de uso
Para una mejor gestión de esta bandeja, se recomienda:
- utilizar esta vista principalmente para documentos que requieren varias firmas
- revisar con frecuencia la vista Enviados para dar seguimiento a los documentos especiales que el usuario ha generado
- revisar la vista Recibidos para identificar documentos especiales pendientes de atención
- prestar especial atención al indicador X de Y firmados
- no asumir que un documento está completo solo porque ya tenga una firma; en documentos especiales puede haber varias firmas pendientes
- abrir el detalle especial cuando se necesite confirmar el estado real del proceso