La opción Archivar permite retirar un documento de la bandeja Recibidos cuando su atención ya concluyó y trasladarlo a la bandeja Archivados.
En SGDOX, archivar un documento significa que ese documento ya no debe permanecer como pendiente en la bandeja de entrada del usuario. Esto aplica cuando la gestión que le correspondía ya terminó, por ejemplo, porque el documento ya fue revisado, atendido o ya no requiere una acción adicional de su parte.
Archivar un documento no significa eliminarlo.
El documento sigue existiendo dentro del sistema, conserva su trazabilidad y puede consultarse posteriormente desde la bandeja Archivados.
Objetivo
Cerrar la atención de un documento dentro de la bandeja Recibidos y trasladarlo a la bandeja Archivados, para mantener organizada la operación diaria sin perder el acceso posterior al documento.
Dónde se realiza
La acción Archivar se realiza desde:
Bandejas > Recibidos
Esta opción está disponible para los documentos que se encuentran en la bandeja de entrada del usuario.
Qué significa archivar un documento
Cuando un documento se archiva en SGDOX:
- deja de mostrarse en Recibidos
- pasa a la bandeja Archivados
- conserva su numeración, asunto, fecha y demás datos
- mantiene su historial y su recorrido
- continúa disponible para consulta posterior
Por ello, archivar debe entenderse como una acción de cierre del tratamiento del documento dentro de la bandeja activa, no como una eliminación.
Cuándo debe archivarse un documento
Se recomienda archivar un documento cuando la atención del usuario ya concluyó.
Por ejemplo, cuando:
- el documento ya fue revisado
- el usuario ya realizó la acción que le correspondía
- el documento ya no requiere seguimiento adicional desde su bandeja de entrada
- el documento debe salir del grupo de pendientes activos
En estos casos, el documento no debe quedar abierto de forma indefinida en Recibidos.
Cómo archivar un documento
Para archivar un documento, siga estos pasos:
- Ingrese a Bandejas > Recibidos.
- Ubique el documento que desea archivar.
- Seleccione uno o varios documentos.
- Pulse la opción Archivar en la barra superior.
- El sistema mostrará una ventana de confirmación.
- Confirme la operación.
Una vez completado el proceso, el documento dejará de mostrarse en Recibidos y pasará a la bandeja Archivados.
Confirmación de la acción
Antes de completar el archivado, SGDOX muestra una ventana de confirmación para que el usuario valide la operación.
Esto ayuda a evitar movimientos accidentales de documentos hacia la bandeja Archivados.
Si el usuario confirma la acción, el sistema procesa el archivado y actualiza la ubicación del documento.
Qué ocurre después de archivar
Cuando el archivado se realiza correctamente:
- el documento sale de la bandeja Recibidos
- el sistema lo mueve a Archivados
- se registra internamente el evento de archivado dentro del historial del documento
- el usuario es redirigido a la bandeja Archivados
De esta manera, el documento deja de formar parte de los pendientes activos, pero sigue estando disponible dentro del sistema.
Qué debe entender el usuario
Archivar un documento significa que la atención del documento ya terminó dentro de su bandeja de entrada.
No significa que el documento desaparezca ni que pierda su trazabilidad.
Lo que hace SGDOX es retirarlo de la bandeja activa para conservarlo en una bandeja de consulta posterior.
Diferencia entre archivar y eliminar
Es importante no confundir estas acciones.
Archivar
Se utiliza para retirar de Recibidos un documento cuya atención ya concluyó, manteniéndolo accesible en Archivados.
Eliminar
Se utiliza principalmente sobre documentos en En Elaboración, enviándolos a la bandeja Eliminados.
Por ello, archivar corresponde a documentos que ya forman parte del flujo documental recibido, mientras que eliminar se relaciona con documentos de trabajo o borradores.
Diferencia entre archivar e informar
También es importante diferenciar estas acciones.
Informar
Se utiliza para poner un documento en conocimiento de otro usuario, como copia simple.
Archivar
Se utiliza para retirar un documento de la bandeja activa porque su atención ya concluyó.
Si lo que se busca es compartir el documento con otra persona, la acción correcta es Informar.
Si lo que se busca es retirarlo de la bandeja de trabajo porque ya fue atendido, la acción correcta es Archivar.
Cómo consultar un documento archivado
Una vez archivado, el documento puede consultarse en:
Bandejas > Archivados
Desde allí el usuario puede revisar los documentos que ya no están en su bandeja activa, pero que siguen disponibles dentro del sistema.
Restaurar un documento archivado
Si un documento archivado necesita volver al flujo activo, puede utilizarse la opción Restaurar desde la bandeja Archivados.
Esto permite que el documento regrese al entorno activo de trabajo cuando sea necesario.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- archivar solo documentos cuya atención realmente haya concluido
- no dejar en Recibidos documentos ya atendidos
- verificar cuidadosamente los documentos seleccionados antes de confirmar
- utilizar el archivado para mantener más ordenada la bandeja de entrada
- recordar que el documento archivado puede consultarse y restaurarse posteriormente
Resultado esperado
Al utilizar correctamente la opción Archivar, el usuario puede retirar de su bandeja Recibidos los documentos cuya atención ya concluyó, mantener organizada su bandeja de trabajo y conservar el documento disponible en Archivados, sin perder su trazabilidad dentro de SGDOX.