El cuadro de responsabilidad permite registrar quién elaboró, quién revisó y quién aprobó el documento antes de su envío.
Esta sección sirve para dejar constancia interna de la participación de las personas que intervinieron en la preparación del documento.
Objetivo
Registrar la responsabilidad asociada a la preparación del documento, identificando a la persona que lo elaboró, a la que lo revisó y a la que lo aprobó.
Dónde se encuentra
El cuadro de responsabilidad se encuentra dentro de la pantalla de creación o edición del documento.
Para abrirlo:
- Ingrese al documento que está creando o editando.
- En la barra de acciones, pulse Responsabilidad.
Cuando se abre esta vista, el sistema deja temporalmente la pantalla de edición y muestra el cuadro de responsabilidad.
Para volver al contenido del documento, pulse Regresar a edición.
Qué muestra esta pantalla
El cuadro de responsabilidad presenta tres campos principales:
- Elaborado por
- Revisado por
- Aprobado por
Además, si el sistema detecta diferencias entre los adjuntos originales del documento y los adjuntos actuales, también puede mostrar un bloque informativo de Cambios en adjuntos.
Campos del cuadro de responsabilidad
Elaborado por
Identificación:
Permite registrar a la persona que elaboró el documento.
Uso:
Se utiliza para dejar constancia de quién realizó la redacción o preparación inicial del documento.
Cantidad permitida:
Solo permite seleccionar una persona.
Revisado por
Identificación:
Permite registrar a la persona que revisó el documento.
Uso:
Se utiliza para identificar quién verificó el contenido del documento antes de su envío o aprobación.
Cantidad permitida:
Solo permite seleccionar una persona.
Aprobado por
Identificación:
Permite registrar a la persona que aprobó el documento.
Uso:
Se utiliza para dejar constancia de quién validó el documento antes de su emisión final.
Cantidad permitida:
Solo permite seleccionar una persona.
Cómo seleccionar una persona
En cada uno de los campos del cuadro de responsabilidad, el sistema permite buscar usuarios escribiendo parte de su nombre.
Para registrar una persona:
- Haga clic en el campo correspondiente.
- Empiece a escribir el nombre del usuario.
- Espere a que el sistema muestre coincidencias.
- Seleccione la opción correcta de la lista.
La persona quedará registrada en el campo correspondiente.
Cómo cambiar la persona seleccionada
Si necesita reemplazar a la persona registrada en uno de los campos:
- Ubique el nombre ya seleccionado.
- Elimine la selección actual.
- Busque y seleccione a la persona correcta.
Como cada campo solo admite un usuario, el cambio se realiza reemplazando al anterior.
Importante sobre la cantidad permitida
El sistema no permite registrar varias personas en un mismo campo de responsabilidad.
Esto significa que:
- en Elaborado por solo puede registrarse una persona
- en Revisado por solo puede registrarse una persona
- en Aprobado por solo puede registrarse una persona
Por ello, debe seleccionarse cuidadosamente a la persona que corresponde en cada etapa.
Cambios en adjuntos
Cuando el documento ya tiene adjuntos y el sistema detecta diferencias entre los adjuntos originales y los actuales, el cuadro de responsabilidad puede mostrar un bloque de Cambios en adjuntos.
Este bloque puede reflejar tres tipos de cambios:
- Agregados
- Eliminados
- Modificados
Su finalidad es informar al usuario que hubo cambios en los archivos asociados al documento.
Qué significa cada tipo de cambio
Agregados
Corresponde a archivos que no estaban originalmente y que fueron incorporados posteriormente al documento.
Eliminados
Corresponde a archivos que formaban parte del conjunto original de adjuntos, pero que ya no se encuentran en la versión actual.
Modificados
Corresponde a archivos que conservan el mismo nombre, pero presentan diferencias detectadas por el sistema en datos como el tamaño o el valor de verificación disponible.
Cuándo conviene revisar esta sección
Se recomienda utilizar el cuadro de responsabilidad cuando el documento:
- fue preparado por una persona específica
- pasó por revisión antes de su envío
- requirió una aprobación interna previa
- necesita dejar constancia de participación en su preparación
- tuvo cambios en los adjuntos y se desea revisar esa información antes de continuar
Diferencia entre responsabilidad y firma
Es importante no confundir el cuadro de responsabilidad con la firma electrónica.
- El cuadro de responsabilidad registra quién elaboró, revisó y aprobó el documento.
- La firma electrónica corresponde al acto formal de suscripción del documento antes de su envío, cuando aplica.
Por ello, completar el cuadro de responsabilidad no reemplaza la firma electrónica.
Recomendaciones de uso
Para utilizar correctamente esta funcionalidad, se recomienda:
- registrar únicamente a la persona que realmente corresponde en cada campo
- revisar cuidadosamente los nombres seleccionados
- verificar si el sistema muestra cambios en los adjuntos
- volver a la edición del documento si aún faltan ajustes
- completar esta sección antes del envío cuando la institución requiera dejar constancia interna de responsabilidades